Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как изменилась дистанционная работа с 2021 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бессрочный ТД – это документ, в котором не прописываются и не устанавливаются сроки действия. Он считается самым популярным и востребованным. Нередко случаются ситуации, когда обе стороны продолжают сотрудничество и в результате договор становится бессрочным.
Трудовой договор с дистанционным работником
На удаленку оформляют следующим образом:
- трудовым договором (оговаривают это сразу с новым сотрудником);
- дополнительным соглашением к существующему трудовому договору (об этом есть договоренность в процессе работы);
- приказом работодателя о переводе на дистанционный формат (на случай чрезвычайной ситуации, такой как коронавирус, и прочее).
Для дистанционной работы статья 312.1 Трудового кодекса РФ предусматривает особый трудовой договор. Следующие условия трудового договора с дистанционным работником оговаривают в документе:
- Обеспечение необходимым оборудованием, всеми материалами для выполнения поставленных задач. Если работодатель не готов все предоставить, прописывается размер и порядок выплаты компенсаций за использование собственных ресурсов сотрудника.
- Режим работы. По сути, это рабочий график, где прописывают также время выхода сотрудника на связь. Созвоны с работодателем происходят только в рабочее время.
- Способ взаимодействия. Указывают ресурс (электронная почта, мессенджер, ведомственный канал и т. д.) для общения сотрудника с руководством, для взаимодействия с другими членами команды.
- Порядок прихода в офис. Например, по согласованию с руководством (прописать, за сколько стороны должны проинформировать друг друга при необходимости очной встречи).
- Порядок предоставления отчета о работе и получение заданий.
Как организовать труд дистанционных работников
Чуть выше уже встречалось, но не грех и повторить: работодатель обязан обеспечивать работника на удалёнке необходимым оборудованием и программами. С согласия или ведома работодателя можно использовать собственное оборудование и софт — за это работодатель обязан выплачивать компенсацию и возмещать соответствующие расходы.
Дистанционного работника можно направить в служебную командировку. Учёт рабочего времени и оплата труда производятся по общим правилам. То, что сотрудник работает не в офисе, а дома, не может являться основанием для снижения зарплаты.
В некоторых случаях работодатель и работник должны использовать усиленную электронную подпись — например, при заключении, изменении или расторжении:
— трудового договора;
— дополнительного соглашения к нему;
— договора о материальной ответственности;
— ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
В остальных случаях взаимодейcтвовать можно путём обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Например, при:
— ознакомлении работника с документами, которые по закону должны быть оформлены на бумажном носителе или с которыми его знакомят под подпись (к примеру, локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника);
— обращении дистанционного работника к работодателю с заявлением о предоставлении информации.
Отличия надомной и дистанционной работы
С точки зрения закона, с 2014 года это разные виды занятости. Их отличительные черты приведены в таблице.
Сравнение надомного и дистанционного труда
| № | Основание | Надомный сотрудник | Дистанционный сотрудник |
|---|---|---|---|
| 1. | Законодательные нормы | Глава 49 ТК РФ, «Положение об условиях труда надомников» № 275, утвержденное Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29.09.1981. | Ст. 312.1 ТК РФ |
| 2. | Определение | Лица, заключившие с работодателем договор о надомном труде – работе из материалов работодателя либо компенсируемых им. | Выполнение трудовой функции по договору вне стационарного рабочего места или территории, с коммуникациями, осуществляемыми по Интернету и другим сетям. |
| 3. | Преобладающая деятельность | Производство, сборка, монтаж и т.п. | Интеллектуально-творческий труд |
| 4. | Рабочее время | Сотрудник устанавливает на свое усмотрение. Не применимы нормы об оплате сверхурочных, работе в выходные и праздники и т.п. | Режим может быть прописан в трудовом договоре. Если же это не указано, сотрудник вправе установить его по своему усмотрению. |
| 5. | Рабочее место | Дома, где созданы условия для надомного труда | Где сочтет нужным работник |
| 6. | Оплата труда | Чаще всего сдельная | |
| 7. | Контакт с работодателем | Может быть минимальным – только во время подписания трудового договора, а также приема и сдачи работы | Контакт в режиме коммуникационных сетей, контроль работодателя и отчетность со стороны сотрудника, подписание трудового договора с помощью ЭЦП |
| 8. | Трудовая книжка | Запись о приеме на работу и увольнении вносится обычным порядком | Записи могут не вноситься или вноситься по желанию сторон |
| 9. | Трудовой договор | Заключается в обычном порядке, должен содержать пункты относительно особенностей оплаты труда, графика работы, нюансов расторжения и других определяющих моментов. | |
| Вносятся дополнительные условия о снабжении материалами и инструментами либо компенсации их стоимости | Вносятся дополнительные условия о форме контроля и отчетности сотрудника, порядок возмещения расходов на работу (например, на приобретение и использование программ, технических средств и т.п.) |
Отличия дистанционной от надомной работы
Надомники — это люди, заключившие соглашение о выполнении заданий на дому. Главное отличие от «удаленки» заключается в том, что надомные сотрудники изготавливают продукцию из сырья с использованием инструментов и механизмов. С человеком обговариваются сроки и объем задач в рамках договора. Материалы покупает работодатель или сам надомник, но в последнем случае ему компенсируют потраченные средства в полном размере.
При выполнении своих обязательств надомник может привлекать членов своей семьи. Деятельность работника организуется в соответствии с нормами законодательства. Задачи, для выполнения которых он устроился в фирму, не должны иметь противопоказаний по состоянию здоровья. Обязательно соблюдение норм охраны труда.
Удаленный сотрудник участвует в деятельности организации наравне со всем коллективом, при этом он может занимать практически любую должность. Его работа не связана с производством материальных ценностей.
Таким образом, результат надомной работы выражается в форме готовых изделий, а итог усилий дистанционного специалиста – это интеллектуальный продукт.
Особенности заключения и изменения трудового договора с дистанционным работником
Трудовой договор с дистанционным работником может заключаться как на неопределенный срок, так и на определенный срок не более пяти лет, в том числе в виде контракта (ст. 17 ТК).
При этом заключение трудового договора с дистанционным работником допускается только при личном присутствии такого работника. Местом заключения трудового договора является место нахождения нанимателя (ч. 1 ст. 307-2 ТК).
При приеме на работу, но до подписания трудового договора о дистанционной работе наниматель обязан ознакомить дистанционного работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛПА, непосредственно связанными с трудовой деятельностью дистанционного работника, коллективным договором (п. 2, 3, 5 ч. 1 ст. 54 ТК).
Особый случай также представляет собой изменение условий трудового договора с дистанционным работником путем заключения соответствующего дополнительного соглашения. Местом заключения такого дополнительного соглашения, как и изначально самого трудового договора, также будет являться место нахождения нанимателя (ч. 1 ст. 307-2 ТК).
Дополнительные соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора могут заключаться путем обмена электронными документами либо при личном присутствии работника. При этом в первом случае, несмотря на использование ЭЦП при работе с электронными документами, полагаем, наниматель обязан направить в течение двух рабочих дней со дня заключения соглашения дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр данного соглашения на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении (ч. 1 ст. 307-2 ТК).
Предоставление дистанционному работнику отпусков
Как было отмечено ранее, порядок предоставления дистанционному работнику трудового отпуска, а также иных видов отпусков определяется трудовым договором. При этом указанный порядок должен соответствовать законодательству. Следовательно, информация о планируемом отпуске дистанционного работника также должна найти свое отражение в графике трудовых отпусков (ч. 1 ст. 168, ч. 3 ст. 307-4 ТК).
Как и другим работникам, в зависимости от условий выполнения работы дистанционному работнику могут предоставляться дополнительные отпуска (например, дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, дополнительный поощрительный отпуск и др.). Помимо этого, в трудовом договоре можно предусмотреть порядок предоставления дистанционному работнику отпуска без сохранения заработной платы, отпусков в связи с получением образования.
Дистанционный работник, как и любой другой работник, должен быть уведомлен о времени начала трудового отпуска, запланированного по графику трудовых отпусков, не позднее чем за 15 календарных дней до его начала. Обращаем внимание, что с момента вступления в силу ТК в новой редакции о времени начала трудового отпуска работника можно не уведомлять, если трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем (ст. 169 ТК).
Особенности дистанционной формы работы
|
Режим труда и отдыха |
Работник может сам определять режим работы и отдыха, если иное не указано в трудовом договоре (ст. 312.4 ТК РФ). |
|
Какие отпуска положены дистанционному работнику |
|
|
Как происходит оплата больничных |
Оплачиваются на общих основаниях, при предъявлении оригиналов листа нетрудоспособности (документы можно отправить почтой). |
|
Компенсации за используемое оборудование |
На усмотрение работодателя. В трудовом договоре могут быть прописаны компенсации за используемое работником личное оборудование, оплату доступа в интернет и т.д. Также работодатель может предоставлять сотруднику необходимые программы, компьютер и иные устройства для выполнения работы. |
|
Нужна ли спецоценка труда для дистанционных работников? |
Спецоценка условий труда не проводится (ст. 3 п. 3 ФЗ-426 от 28.12.2013г.). |
Трудовое законодательство об удаленном труде
Удаленный труд предполагает, что выполняемая сотрудником работа осуществляется им не на том месте, которое создается и контролируется работодателем. Действующая редакция ТК РФ описывает 2 варианта такого труда:
- надомный (гл. 49), при котором место работы для работника определено как место его жительства;
- дистанционный (гл. 49.1), когда место работы не устанавливается и работник вправе выбирать его сам.
У обоих вариантов много общего:
- взаимоотношения между удаленным сотрудником и работодателем базируются на тех же положениях ТК РФ, которые распространяются на обычных работников, с учетом особенностей, возникающих в силу особого характера удаленного труда;
- работник может не появляться по месту нахождения работодателя или бывать там изредка по мере необходимости, но при этом считается находящимся на работе;
- время, затрачиваемое на труд, работодателем не контролируется, и работник может сам регулировать периоды труда и отдыха;
- объем поручаемой сотруднику работы должен обеспечивать для него возможность соблюдать установленную законодательством продолжительность рабочего времени и чередовать периоды труда и отдыха;
- средства труда, участвующие в выполнении работы, могут принадлежать как работнику, так и работодателю;
- работнику положена компенсация расходов, понесенных им в процессе выполнения работы, в т. ч. за использование принадлежащего ему имущества;
- специально оговаривается порядок взаимодействия по передаче работнику задания на работу и получению от него результатов труда;
- для работодателя перечень его обязанностей по отношению к работнику в части вопросов охраны труда ограничивается проведением инструктажа, обеспечением медицинского обслуживания и необходимостью расследовать несчастный случай с работником, если такой будет иметь место, при этом он должен обеспечивать надомников средствами спецзащиты и контролировать условия их труда;
- в трудовой договор могут включаться особые основания для увольнения.
Оплата труда дистанционных работников
Вопрос о выплате заработных плат и налогообложении удаленно работающих граждан является достаточно актуальным. В первом случае все довольно просто: условия и принципы оплаты труда полностью прописываются в трудовом договоре.
Реализация алгоритма оплаты не вызовет проблем, если подписанты при составлении соглашения придерживались норм и правил, предписанных российским законодательством.
Налогообложение удаленных работников будет различаться в зависимости от того, являются ли они резидентами. Резиденты – это те, кто, выполняя свои непосредственные трудовые обязательства, находятся на территории Российской Федерации. В такой ситуации их налогообложение не будет отличаться от налогообложения всех остальных сотрудников компании. Если же гражданин работает за границей, он не может облагаться налогами РФ – к нему будут применены соответствующие нормы той страны, в которой он находится.
Оформление сотрудников
Вне зависимости от того, к какой категории относится работник, работодатель обязан оформить его на работу по всем правилам действующего законодательства.
С дистанционным работником заключается трудовой договор. В нём есть некоторые особенности. При приёме на работу на вакансию, предусматривающую дистанционный труд, соискатель должен предъявить работодателю следующий пакет документов:
- заявление о приёме на работу;
- документ, который подтверждает его личность. В России, таким документом является паспорт;
- СНИЛС. Если его нет, то работодатель должен помочь его оформить. Для этого нужно обратиться в территориальное отделение ПФР;
- ИНН. Если его нет, то в обязанности работодателя входит помощь в оформлении этого документа. Он отсутствует у тех граждан, которые трудоустраиваются впервые и нигде раньше не работали;
- документы об образовании и квалификации. Это могут быть:
- аттестаты;
- дипломы;
- сертификаты;
- свидетельства;
- военный билет для военнообязанных граждан;
- трудовая книжка, если она есть. Если соискатель ещё нигде не работал, то трудовую книжку оформит работодатель;
- в некоторых случаях дополнительные документы:
- медицинскую книжку;
- документы, подтверждающие семейное положение;
- документы детей, для предоставления вычетов;
- иные документы, по необходимости.
Если у работника нет возможности лично встретиться с работодателем и передать ему копии этих документов, то он должен предпринять следующие шаги:
- подготовить копии нужных документов;
- заверить их у нотариуса;
- выслать их на адрес работодателя заказным письмом с уведомлением и описью вложенного;
- как только уведомление придёт назад, его не нужно выбрасывать. Оно будет являться доказательством того, что документы были направлены.
В законе не прописаны конкретные специальности, которые должны или могут работать удалённо. При необходимости, работодатель может перевести на дистанционную работу всех своих работников, если это позволяют сделать технические возможности.
В обязанности работодателя входит обмен с работником всеми необходимыми документами. Цель таких действий:
- получение от работника всех нужных сведений для правильного оформления кадровых документов;
- получение от дистанционного соискателя оригиналов и копий всех документов, необходимых для правильного трудоустройства;
- проведение правильных расчётов по больничным листам, отпускам и по другим основаниям;
- правильное оформление трудового договора со всеми обязательными пунктами и оформление дополнительных соглашений, при необходимости;
- обязательное ознакомление работника с трудовым договором и другими обязательными документами по подпись;
- получение работником всех необходимых справок при увольнении и расторжении трудового договора.
Как правило, обмен документами с дистанционным сотрудником не всегда доступен. Поэтому законом предусматривается обмен в электронном формате. Но те документы, которые должны быть обязательно представлены работодателю, должны быть направлены ему заказным почтовым отправлением с описью вложенного.
Относительно тех документов, которые не обязательны к представлению, есть два варианта:
- передача их с помощью электронного почтового ящика с последующим представлением оригиналов, по необходимости;
- в электронном формате, но с обязательным использованием электронной квалифицированной подписи. Когда работодатель их получит, он должен направить своему дистанционному работнику письменное уведомление об их получении, также в электронном формате.
Если сторонам трудового договора удобнее осуществлять общение в электронном формате, то они могут так обмениваться следующей информацией:
- знакомство нового работника с локальными нормативными актами и подпись их электронной квалифицированной подписью;
- подача заявлений на имя работодателя;
- подача письменных объяснений.
Разделяющее работника и работодателя расстояние определяет особую процедуру дистанционного заключения трудового договора. Если нанимающая сторона не предусматривает обязательного личного присутствия при подписании контракта, то документы могут быть заверены лишь с помощью усиленной электронной подписи и сертификата. Озаботиться ее получением нужно заранее. Тем более, что эффективная удаленная работа без этого просто невозможна. Все потому, что статья 312.2 ТК РФ ставит электронный документооборот на приоритетное место. Бумажные копии подлежат пересылке почтой только после обмена оригиналами с криптоподписями.
Тем более актуальна такая форма заверения трудового договора с дистанционным работником в 2020 году, когда обмен защищенными данными по телекоммуникационным каналам распространяется повсеместно.
- Работодателю достаточно отправить в адрес специалиста образец контракта для ознакомления и указать официальный адрес электронной почты для ответа.
- Подписанный обеими сторонами трудовой договор, должен быть в трехдневный срок направлен работнику в бумажном варианте, ст. 312.2 ТК.
- Это же в полной мере относится и ко всем последующим дополнительным соглашениям к первоначальному контракту, а также всем приказам и другим документам, имеющим отношение к удаленному сотруднику.
Как изменился порядок обмена информацией между работодателем и работником при дистанционной работе
В предыдущей редакции статьи 312.2 ТК РФ говорилось о том, что при заключении трудового договора и дальнейших взаимоотношениях сторон можно использовать электронные документы. Но механизм электронного документооборота, в частности – порядок использования электронных подписей (ЭП), не был регламентирован в «старом» варианте ТК РФ.
В новой редакции ТК РФ, в статье 312.3 подробно расписан порядок электронного и «бумажного» обмена информацией между работодателем и работником.
С 2021 года усиленные ЭП требуются только для заключения, внесения изменений и расторжения в электронном виде следующих договоров:
- трудового и дополнительных соглашений к нему;
- о материальной ответственности;
- ученического (с отрывом или без отрыва от работы).
При этом у работодателя должна быть усиленная квалифицированная подпись, а работник сможет воспользоваться как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной ЭП.
Для остальных видов кадровых документов (приказов, заявлений и т.п.), стороны могут установить другие формы подписания. Эти варианты нужно указать в коллективном или трудовом договоре, либо в других локальных нормативных актах компании (далее — ЛНА). Можно, например, использовать простую электронную подпись или обмен скан-копиями подписанных бумажных документов.
Факты получения документов сотрудниками и/или работодателем нужно обязательно фиксировать. Каждая из взаимодействующих сторон должна в установленный в ЛНА срок направлять другой стороне подтверждение.
Если по закону документы, регламентирующие трудовую деятельность, нужно оформлять на бумажном носителе и/или предоставлять для ознакомления работникам в письменной форме, сотрудники на «удаленке» могут ознакомиться с ними одним из трех способов:
- прочитать бумажную версию под роспись;
- обменяться электронными документами;
- использовать другой вариант, предусмотренный ЛНА, например – пересылку скан-копий.
Дистанционный сотрудник теперь может направлять работодателю информацию для оплаты больничных листов (в том числе для декретных выплат) одним из двух способов. Вариант передачи информации зависит от того, в каком виде оформлен больничный лист:
- Оригинал «бумажного» больничного работник, как и ранее, должен направить по почте, заказным письмом с уведомлением.
- Для электронного листа нетрудоспособности сотруднику достаточно передать работодателю серию и номер документа. Этот вариант можно использовать, если медицинская организация и работодатель входят в систему информационного взаимодействия.
Зарплата, отпуск и командировки
При переводе работника на удаленный формат зарплата выплачивается как обычно. Закон не допускает перевода на 0,75 или на 0,5 ставки только по той причине, что человек работает не из офиса, а из дома. Если компания изначально принимает на освободившееся место удаленного работника, условия оплаты труда обсуждаются так же, как и с любым другим сотрудником.
Отпуск предоставляется по стандартным правилам, предусмотренным главой 19 ТК РФ. Специалисты, которые числятся на удаленке, вправе рассчитывать минимум на 28 дней оплачиваемого отдыха за отработанный год.
Работодатель для выполнения конкретного служебного задания вправе отправить дистанционного работника в местность, которая находится за пределами обычной рабочей локации последнего. При таких обстоятельствах обязательно оформляется командировка. Во время пребывания лица в служебной командировке за сотрудником:
Кто в ней может участвовать и в каких случаях?
Дистанционные работники – лица, заключившие договорные отношения об удаленной работе. Действие трудового законодательства распространяется и на них тоже. Т.е. они имеют те же права, что и их штатные коллеги.
Результат дистанционной работы — информация, а также объекты интеллектуальной собственности. Этим она отличается от надомной, результатом которой является какая-то продукция (например, одежда). Дистанционными работниками могут быть юристы, программисты, дизайнеры, копирайтеры, корректоры, бухгалтеры и др.
Несмотря на присутствие электронного варианта, необходим и бумажный. Работодатель отправляет его сотруднику не позднее, чем через 3 дня после заключения договора.
Документы, необходимые для отправки, указаны в 65 статье ТК РФ. Документы могут быть предоставлены работодателю в электронном виде. По требованию работодателя сотрудник должен прислать их нотариально заверенные копии.
Порядок формирования документов и их обмен между сторонами предусмотрите в соглашении. Так, допустимы два варианта обмена документацией:
- На бумажных носителях. Например, вся документация будет направляться почтовыми отправлениями. В таком случае все бланки и формы будут заверяться собственноручными подписями работника и нанимателя.
- В электронном формате. Для организации электронного документооборота придется оформить усиленную цифровую подпись. Причем не только для работодателя, но и для наемного специалиста. При получении документа требуется направить уведомление о получении. Срок отправки данного уведомления также придется оговорить в договоре.
Не забудьте оговорить следующие важные условия рабочих взаимоотношений:
- Срок действия соглашения. Если указать конкретный срок, то это будет срочный трудовой договор. Не указывая сроки действия, заключается бессрочное соглашение.
- Время труда и отдыха. Однако это условие можно опустить. В таком случае работник определяет самостоятельно, когда ему трудиться, а когда отдыхать.
- Право на отпуск. Закрепите в соглашении особенности предоставления, продолжительности и оплаты очередного трудового отпуска.
- Основания расторжения контракта. Перечислите все значимые обстоятельства, при которых действующее соглашение может быть расторгнуто.
Особенности оформления документов
Прием сотрудника для работы дистанционно не освобождает нанимателя от обмена документами с целью:
- отправки персональных данных работника;
- предоставления работником оригиналов документов для устройства на работу и расчетов по оплате труда (например, сравнение подписи сотрудника в паспорте и в образце трудового договора);
- ознакомления сотрудника с документами компании.
Дата приема, испытательный срок оформляются как в обычном образце трудового договора. Дистанционный работник в графе место работы указывает свой адрес.
Сотрудник должен направлять письмом с уведомлением посредством Почты России все документы, требующие предоставления в оригинальном виде. Возможны следующие варианты обмена:
- через электронную почту;
- с использованием документов, подписанных электронной подписью.