Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Начисление и выплата умершего сотрудника родственнику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовой договор прекращается в связи со смертью сотрудника (п. 10 ч. 1 ст. 77, п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Заработная плата, которая не была получена к дню смерти сотрудника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ).
Нормативная информация
Заработная плата и иные выплаты, начисленные в соответствии с законодательством в пользу умершего сотрудника, не подлежат обложению страховыми взносами (письма Минтруда России от 20.02.2013 № 17-3/292, от 23.06.2015 № 17-3/В-307). Но в письме Минфин России от 22.08.2017 № 03-15-07/53912 подчеркнул, что датой выплат в целях исчисления взносов является день начисления указанных сумм (ст. 424 НК РФ). Из этого следует, что если вознаграждения начислены до даты смерти сотрудника (то есть когда он еще был застрахованным лицом), они признаются объектом обложения страховыми взносами (в качестве выплаты в рамках трудовых отношений). Это правило действует вне зависимости от даты выплаты указанных сумм после смерти сотрудника членам семьи или иждивенцам. Следовательно, не облагаются страховыми взносами только те суммы (зарплата, компенсация отпуска и т. п.), которые начислены сотруднику после его смерти.
В письмах от 06.03.2020 № 03-04-06/16879, от 22.01.2020 № 03-04-05/3420, от 24.04.2017 № 03-15-06/24374, от 06.10.2016 № 03-04-05/58142 Минфин России указал, что при выплате вознаграждения членам семьи умершего сотрудника у организации-работодателя не возникает обязанностей налогового агента.
Начисление «расчетных» умершего делается стандартными проводками Дт 20,23,44,25 и пр. Кт 70. Если в организации формируется резерв расходов на предстоящие отпуска, то компенсация неиспользованного отпуска отражается проводкой Дт 96 Кт 70. Для расчетов с родственниками уволенного по случаю смерти работника применяют счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», поскольку те не являлись и не являются работниками фирмы: Дт 70 Кт 76. Выплата и закрытие расчетов родственникам отражается проводкой Дт 76 Кт 50, 51.
При формировании резерва отпусков (оценочное обязательство) и выплате из этого резерва компенсации за неиспользование времени отпуска умершим возникает временная разница между БУ и НУ. Ведь величина этого обязательства была отнесена по БУ на расходы по обычным видам деятельности в момент формирования. В НУ при этом отражаются фактически понесенные суммы затрат.
Отложенные налоговые активы (погашение), возникшие в связи с этой временной разницей, следует отразить в учете: Дт 68 Кт 09 – на сумму налога на прибыль, рассчитанную по величине компенсации за неиспользованный отпуск.
Нормативная информация
Заработная плата и иные выплаты, начисленные в соответствии с законодательством в пользу умершего сотрудника, не подлежат обложению страховыми взносами (письма Минтруда России от 20.02.2013 № 17-3/292, от 23.06.2015 № 17-3/В-307). Но в письме Минфин России от 22.08.2017 № 03-15-07/53912 подчеркнул, что датой выплат в целях исчисления взносов является день начисления указанных сумм (ст. 424 НК РФ). Из этого следует, что если вознаграждения начислены до даты смерти сотрудника (то есть когда он еще был застрахованным лицом), они признаются объектом обложения страховыми взносами (в качестве выплаты в рамках трудовых отношений). Это правило действует вне зависимости от даты выплаты указанных сумм после смерти сотрудника членам семьи или иждивенцам. Следовательно, не облагаются страховыми взносами только те суммы (зарплата, компенсация отпуска и т. п.), которые начислены сотруднику после его смерти.
В письмах от 06.03.2020 № 03-04-06/16879, от 22.01.2020 № 03-04-05/3420, от 24.04.2017 № 03-15-06/24374, от 06.10.2016 № 03-04-05/58142 Минфин России указал, что при выплате вознаграждения членам семьи умершего сотрудника у организации-работодателя не возникает обязанностей налогового агента.
Дополнительные выплаты родственникам умершего сотрудника
Кроме очевидных сумм, причитающихся сотруднику, есть дополнительные выплаты. К ним относятся материальная помощь и пособие на погребение.
Для получения обеих выплат необходимо написать заявление. То есть присутствует заявительный порядок получения денежных средств.
Материальная помощь выдается на усмотрение руководителя организации. То есть это не обязательная выплата. Материальная помощь выдается, если руководитель хочет поддержать семь умершего работника. Совместно с родственниками обговаривается ее величина.
Размер пособия на погребение установлен на законодательном уровне. С 1 февраля 2022 года его размер составляет 5946,47 рублей. Нужно знать, что власти различных регионов могут увеличивать размер пособия по своему усмотрению. Поскольку пособие выплачивает работодатель, он также может увеличить его размер по своей инициативе. Сумма пособия выплачивается тем родственникам, которые непосредственно занимались похоронами и захоронением. Для его получения нужно написать заявления и приложить все документы, которые подтвердят расходы.
Все подобные выплаты должны быть закреплены во внутренних документах организации.
Выплата заработной платы для умершего сотрудника
В какой бы момент времени не случилась смерть сотрудника, у работодателя всегда остается задолженность по заработной плате в пользу умершего сотрудника.
В этом случае причитающиеся такому работнику денежные средства имеют право получить его родственники.
Для этого в течение 4 месяцев после смерти работника, родственники должны обратиться к работодателю с заявлением, в котором содержится просьба о выплате всех причитающихся сотруднику сумм и заработной платы в том числе.
Величина заработной платы составит сумму, которая начислена в период с первого числа месяца, в котором произошло несчастье до дня смерти сотрудника. При этом необходимо уменьшить начисления на сумму уже выплаченных средств (например, аванса).
Нужно иметь в виду, что перечислять средства на банковскую карту работника, даже если она находится у родственников, нельзя. Если так поступить, то денежные средства можно будет получить только через полгода, когда можно будет распоряжаться наследством. Поэтому есть простой выход из ситуации – все причитающиеся суммы родственникам выдают на руки, наличными деньгами.
Уплата НДФЛ и страховых взносов с зарплаты умершего работника
Смерть работника влечет прекращение трудового договора (п. 6 ст. 83 ТК РФ). Минфин в Письме от 17.09.2018 № 03-04-05/66356 связывает прекращение обязательств по уплате налогов и сборов со смертью плательщика (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ). При этом доходы, полученные в порядке наследования, не подлежат обложению НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК РФ).
Обязанности налогового агента у работодателя по удержанию НДФЛ при начислении зарплаты умершему работнику не возникает.
Аналогичный вывод ведомство сделало и в Письме от 24.04.2017 № 03-15-06/24374, считая, что страховые взносы также уплачиваться не должны. Однако не стоит путать эту ситуацию с принципиально другой.
Так, в Письме от 22.08.2017 № 03-15-07/53912 Минфин дал комментарий по ситуации обложения взносами зарплаты, начисленной до дня смерти работника, но выдаваемой после этого печального события:
- объект обложения взносами — выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ);
- дата осуществления выплат приравнивается ко дню их начисления (ст. 424 НК РФ);
- выплаты облагаются страховыми взносами, так как были начислены до смерти работника, когда он являлся застрахованным лицом, вне зависимости от даты фактической выплаты зарплаты членам его семьи или иждивенцам.
Поясним эти две ситуации на примере.
Размер материальной помощи при смерти работника
Размер выплат, которые предполагаются локальными уставами, а также соглашением о трудоустройстве, оговариваются лично руководителем предприятия и родственниками умершего лица, если конкретная сумма не предусматривается в самих документах. То же самое касается компенсации, которую руководитель предприятия выплачивает по собственной инициативе.
Иные правила расчета при выплате пособия на погребение умершего сотрудника, поскольку это вид страхового обеспечения граждан. Пособие на погребение выплачивается лицу, которое взяла на себя обязанность по захоронению умершего, и полагается как гражданам РФ, так и иностранным лицам (п. 1 ст. 10 Федерального закона от 12.01.1996 N 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле» (далее по тексту — Закон № 8-ФЗ). Даже если родственники погибшего лица похоронили его за собственный счет, они имеют право подать заявление на имя руководителя предприятия с целью возместить понесенные убытки.
Важно! Получить компенсацию за погребение умершего сотрудника можно только в течение 6 месяцев со дня смерти гражданина. В случае пропуска данного срока, в выплате может быть отказано (п. 3 ст. 10 Закона № 8-ФЗ).
На законодательном уровне устанавливается сумма погребения — 5 946,47 руб. Согласно правовым нормам, она подлежит ежегодной индексации, утверждаемой Правительством РФ. В 2021 году размер выплаты составлял 6 124,86 с учетом индексации равной 1,03 (Постановление Правительства РФ № 61 от 29.01.2021 г.).
Не исключено, что может действовать и районный повышающий сумму выплат коэффициент. Указанная выше сумма действительная на федеральном уровне, однако, на каждом предприятии может устанавливаться собственный размер компенсации, который больше установленной законодательством. Тогда выплаты на погребение выплачиваются из бюджета предприятия.
Оформление документов и расчеты с членами семьи умершего работника
«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 6
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И РАСЧЕТЫ С ЧЛЕНАМИ СЕМЬИ УМЕРШЕГО РАБОТНИКА
Иногда складывается такая ситуация: работник организации умер, и его смерть не связана с несчастным случаем на производстве. Такое бывает достаточно редко, в связи с этим у работников кадровой службы и бухгалтерии могут возникнуть различные вопросы, связанные с оформлением определенных документов. В статье расскажем, как правильно оформить документы о прекращении трудовых отношений при этом и расчеты, имеющие отношение к такому сотруднику.
В соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ трудовой договор подлежит прекращению в связи со смертью работника. В этом случае работодатель обязан издать приказ о прекращении трудового договора по форме Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1). Документом, являющимся основанием для прекращения трудового договора, станет копия свидетельства о смерти. По общему правилу днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника, за исключением случаев, когда он фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (ст. 84.1 ТК РФ). Трудовой договор должен быть прекращен в день смерти работника. До указанного дня работодатель в табеле учета рабочего времени (форма Т-12, утверждена Постановлением N 1) дни неявки данного сотрудника обозначает буквенным кодом «НН» — «неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)» или цифровым «30». Отметим, что данные дни не подлежат оплате, если только родственники не предъявят лист нетрудоспособности.
Трудовая книжка. Согласно п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле. В настоящее время действует Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень). Согласно ст. 664 Перечня невостребованные подлинные личные документы, в частности трудовые книжки, хранятся 75 лет.
Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
Производим выплаты, положенные умершему сотруднику
Напомним, что согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора работодатель обязан выплатить работнику все причитающиеся ему суммы, причем произвести эти выплаты в день увольнения работника. К ним относятся:
— неполученная заработная плата;
— компенсация за использованный отпуск;
— суммы, полагающиеся работнику в случае увольнения;
— выплата пособия по временной нетрудоспособности (если работник находился на больничном и был предъявлен листок нетрудоспособности);
— другие суммы, которые предусмотрены трудовым и коллективным договором.
Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным требования о расчете. Что касается зарплаты, не полученной работником из-за его смерти, она выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти. Выдача заработной платы производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов (ст. 141 ТК РФ).
Сроки осуществления выплат
Выплатить начисленную сумму предприятие может в течение 4 месяцев со дня смерти сотрудника.
То есть, на обращение к работодателю за получением причитавшихся умершему работнику предприятия сумм у родственников, супругов и лиц, которые находились на иждивении умершего есть 4 месяца со дня смерти этого работника (п. 2 ст. 1183 ГК РФ).
Если за этот период родственники не обратились, тогда вся сумма плюсуется к наследству.
В случае если наследства нет, тогда деньги остаются у работодателя.
А если деньги для выплаты были сняты со счета работодателя, но за ними никто не обратился в течение 5 рабочих дней, то их нужно депонировать (п. 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Предприятие должно выплатить всю сумму в течение одной недели после обращения родственников.
То есть на выплату у работодателя есть одна неделя со дня, когда член семьи/иждивенец обратился за получением выплаты (ст. 141 ТК РФ).
Трудовые и гражданско-правовые отношения
Смерть работника является основанием для прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Такое основание предусмотрено п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.Для издания приказа о прекращении с умершим работником трудовых отношений необходима копия свидетельства о смерти, выданного органом записи актов гражданского состояния.
Приказ оформляется по унифицированной форме Т-8 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Датой составления документа является дата представления работодателю свидетельства о смерти, а за дату прекращения трудового договора принимают дату смерти, зафиксированную в свидетельстве.Запись «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ» вносится в трудовую книжку, которая выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п.
37 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв.
Заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти. Выдача заработной платы производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов (ст. 141 Трудового кодекса РФ).
Смерть работника относится к обстоятельствам прекращения трудового договора между работником и работодателем, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). При прекращении трудового договора (увольнении) работника выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).
Право на получение подлежавших выплате умершему работнику, но не полученных им при жизни по какой-либо причине сумм заработной платы и приравненных к ней платежей (в том числе компенсации за неиспользованный отпуск) имеют проживавшие совместно с умершим члены его семьи, а также его нетрудоспособные иждивенцы независимо от того, проживали они совместно с умершим или нет.
Исходя из приведенных выше норм в случае смерти работника компенсация за неиспользованный отпуск также выдается членам семьи умершего работника (в данном случае — его супруге).
Дополнительную информацию о выплатах при прекращении трудового договора в связи со смертью работника см. в Путеводителе по кадровым вопросам.
Компенсация при смерти работника в 2021 году
Произошло увольнение работника пиццерии по причине его кончины – 10.10.2021 г. До 15.02.2021 г. ежегодный отпуск был им “отгулян”. В 2021 г. им было полностью отработано 7 месяцев и 24 дня (24 дня – почти целый месяц, он округляется до целого), итого 8 месяцев. Среднедневной заработок сотрудника пиццерии равен 1100 рублей.
РКО = ПКДО : 12 * ЧОМ, где
- РКО – размер компенсации за отпуск,
- ПКДО – полагающиеся календарные дни отдыха,
- 12 – число месяцев в трудовом году,
- ЧОМ – число отработанных месяцев (округляется до полного месяца, если было отработано более 1/2 месяца, в противном случае – дни отбрасываются).
Тарифы страховых взносов на 2021 года: таблица со ставками
В 2021 году не изменилась облагаемая база по взносам. Чтобы рассчитать базу, надо сначала сложить все выплаты, которые относятся к объекту обложениями взносами. Перечень таких выплат перечислен в пункте 1 статьи 420 НК РФ. Например, зарплата и отпускные.
Большинство упрощенцев (организаций и ИП) с 2021 года обязаны применять общий тариф 30 процентов, поскольку закончился льготный переходный период. Пониженную ставку 20 процентов оставили только некоммерческим и благотворительным организациям на УСН. Льготой они могут пользоваться шесть лет – с 2021 по 2024 годы. Для для всех других упрощенце с льготными видами деятельности с 2021 года нагрузка по взносам возрастет в полтора раза (по сравнению с льготным тарифом).
Кому выдать зарплату?
ТК предусматривает, что зарплату, не полученную ко дню смерти работника, необходимо выдать членам его семьи или лицу, который находился на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ).
Членами семьи работника могут считаться супруг (супруга), родители и дети (усыновители и усыновленные) (ст. 2 СК РФ). СК предусматривает, что членами семьи могут быть признаны и иные лица: братья и сестры, дедушки и бабушки, пасынки и падчерицы, внуки, отчимы и мачехи (гл. 15 СК РФ).
Для получения зарплаты за умершего члена семьи работодателю необходимо представить следующие документы:
- заявление на получение заработной платы за работника;
- свидетельство о смерти работника;
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- документ, подтверждающий родство с работником.
Выплата заработной платы для умершего сотрудника
В какой бы момент времени не случилась смерть сотрудника, у работодателя всегда остается задолженность по заработной плате в пользу умершего сотрудника.
В этом случае причитающиеся такому работнику денежные средства имеют право получить его родственники.
Для этого в течение 4 месяцев после смерти работника, родственники должны обратиться к работодателю с заявлением, в котором содержится просьба о выплате всех причитающихся сотруднику сумм и заработной платы в том числе.
Величина заработной платы составит сумму, которая начислена в период с первого числа месяца, в котором произошло несчастье до дня смерти сотрудника. При этом необходимо уменьшить начисления на сумму уже выплаченных средств (например, аванса).
Нужно иметь в виду, что перечислять средства на банковскую карту работника, даже если она находится у родственников, нельзя. Если так поступить, то денежные средства можно будет получить только через полгода, когда можно будет распоряжаться наследством. Поэтому есть простой выход из ситуации – все причитающиеся суммы родственникам выдают на руки, наличными деньгами.
Налогообложение посмертных выплат: НДФЛ и страховые взносы
Выплаты в пользу умерших работников регламентируются Налоговым кодексом и письмами Минфина. Согласно пункта 3 статьи 44 НК РФ, а также разъяснениям Минфина, те суммы, которые причитаются умершему сотруднику и выдаются его родственникам, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
В момент смерти работник перестает быть плательщиком НДФЛ. Окончательный расчет производится в день увольнения, поэтому, независимо от того, за какой период времени выдаются денежные средства, НДФЛ удерживать не нужно. Родственники получают на руки всю начисленную сумму заработной платы и других выплат с учетом уже выданных средств.
Материальная помощь также не облагается НДФЛ и взносами. Получить ее могут только те родственники, которые проживали совместно с бывшим сотрудником.
Зависимость начисления НДФЛ и страховых взносов от вида выплат
НДФЛ. Российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога (п. п. 1, 2 ст. 226 Налогового кодекса РФ).
Таким образом, для решения вопроса о необходимости исчисления НДФЛ и его возврата в ситуациях, рассматриваемых в запросе, не имеет значения, заработную плату, премию либо иное вознаграждение выплачивает работодатель работнику.
Страховые взносы. Согласно ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.
Федеральный закон от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования”.
Если та или иная выплата может быть квалифицирована как осуществленная в рамках трудовых отношений и с нее общество в обычной ситуации уплачивает НДФЛ, то все указанное в настоящем ответе применимо к данной выплате.