Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Когда использование факсимиле предусмотрено законом
Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.
Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).
На каких документах можно ставить факсимиле
Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.
Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?
В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.
Небольшая характеристика
Факсимиле на документах может заменить личную подпись уполномоченного лица только в том случае, когда это предусмотрено законом или определенным соглашением сторон при заключении сделки. Например, если муниципальное учреждение оказывает образовательные услуги на безвозмездной основе, то при заключении соглашения исполнитель, как одна из сторон договора, может воспользоваться факсимиле. В этом нет ничего противозаконного.
Тем не менее, если речь идет о подписании документов для налоговой службы или иных государственных органов, то использование факсимиле будет являться незаконным. Потому что в этом случае необходимо личная подпись руководителя организации.
Использование факсимиле при оформлении доверенностей также является недопустимым. Это связано с тем, что доверенность – важный юридический документ, который содержит в себе полномочия одного лица представлять интересы другого перед государственными органами и организациями. Из этого следует, что доверенность может быть подписана только руководителем организации лично, без использования кем-либо факсимиле. Данное правило очень важно и его соблюдение поможет избежать множества неприятностей.
Что такое факсимильная копия документа
Копии, которые были заверены нотариусом, называют нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным ответственным органом – нотариатом. Копии, которые были заверены в порядке, который был установлен законом, обладают такой же юридической силой, как и оригиналы.
Дубликат (с лат. duplieantus – удвоенный) – это второй или последующий экземпляр любого документа, который имеет, в отличие от других видов копии, такую же юридическую силу, как и подлинник. В ходе управленческой практики дубликат создается только тогда, когда в ходе совершения сделки оригинальный документ может оставить у себя только одна из сторон. Это может быть дубликат квитанции о накладной или грузовой, или сертификатов. Также дубликат выдается в случае пропажи подлинного документа, который требует восстановления (паспорт, диплом, аттестат и т.д.). В верхней части документа делают надпись «Дубликат».
Узкое значение слова — факсимильная печать (подпись)
Предприниматели и юристы чаще подразумевают под факсимиле именно факсимильную печать – точное воспроизведение собственноручной подписи конкретного лица.
Руководители организаций каждый день подписывают десятки и даже сотни бумаг: договоры, акты, служебные записки. При этом 50-70% времени они вынуждены отсутствовать на рабочем месте. То на переговоры приходится ехать, то в налоговую, то в заграничную командировку.
Отсутствие подписи руководителя на важных документах приводит к заморозке рабочего процесса. Что делать простым исполнителям? Вот тут на помощь приходит полезный штамп – факсимиле. Пока директора нет на месте, поставить нужный автограф на документе может другое доверенное лицо.
Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле
При использовании факсимильной подписи (факсимиле) на накладных, договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.
Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.
Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
к меню
Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.
Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден. Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.
Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.
Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.
Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по делопроизводству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:
- «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
- «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
- «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».
Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.
Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:
- специального соглашения (образец документа приведен ниже) или
- двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).
Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле
Факсимильный оттиск может ставиться на:
- Почетных листах и грамотах.
- Страховых (медицинских) полисах.
- Служебных и наградных удостоверениях.
- Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
- Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
- Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
- Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.
Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:
- Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
- Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
- Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
- Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
- Заявления граждан и организаций.
- Векселя.
- Налоговые декларации.
- Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).
Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле
Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).
При этом другие суды признавали правомерность факсимиле на счете-фактуре (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 № А45-16746/2009 и др.).
Какие же коммерсанту нужно предпринять шаги, чтобы факсимиле на счете-фактуре не преподносило неприятных сюрпризов?
Снижаем риски при работе с факсимиле
Для снижения у покупателя рисков отказа в налоговых вычетах нужно, чтобы со счетами-фактурами правильно работал продавец. Именно на него возлагается обязанность по составлению счетов-фактур, соответствующих требованиям ст. 169 НК и служащих основанием для вычета у покупателя (постановление Президиума ВАС от 20.04.2010 № 18162/09).
Если руководитель и главбух не имеют возможности подписывать счета-фактуры, можно найти другие выходы из этой ситуации — например, передоверить право подписи счетов-фактур другим лицам. Для этого требуется оформить локальный акт (приказ, распоряжение и др.) или закрепить полномочия доверенностью и в счете-фактуре рядом с подписью и расшифровкой уполномоченного лица указать реквизиты приказа или доверенности. Если доверенность на право подписания счетов-фактур выдаст ИП, в счете-фактуре нужно будет указать реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.
ВАЖНО! Налоговый вычет придется отстаивать в суде, если счет-фактура будет подписан неуполномоченным лицом. Исход предсказать затруднительно, так как одни судьи поддерживают в этом вопросе контролеров и отказывают в вычете (постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 № 9299/08), а другие выступают за налогоплательщиков (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, АС Уральского округа от 07.11.2014 № А76-2528/2014).
Подробнее о том, какие неточности в счете-фактуре допустимы, читайте в материале «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».
Факсимиле директора на договорах
⭐ Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.
Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?
Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле. Нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.
Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения. Но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером. Которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии. У вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия. И, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.
Президиум ВАС РФ против факсимильной подписи
Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.
То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ).
В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.
Если правильно составить такой акт, то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.
Через каждую компанию проходит огромное количество документации различного типа. Практически все бумаги требуют официальной подписи руководителя организации.
Однако не всегда управляющее лицо может собственноручно подписать документы по причине отъезда, командировки, повышенной занятости. На помощь в этом случае приходит факсимиле – аналог подписи руководящего лица.
Каков порядок использования факсимильной подписи на предприятиях, и имеет ли она юридическую силу?
До 2021 года официального понятия факсимиле в законодательной базе РФ не было. Несмотря на фигурирование подписи-аналога в многочисленной внутренней документации компании, юридического определения понятию до сих пор не дано.
Случаи, когда компаниями используется факсимиле, могут быть такими:
- Отсутствие руководителя.
- В целях ускорения договоров и сделок между партнерами-организациями.
- Массовое скопление бумаг, нуждающихся в личной подписи главы компании.
- Для упрощения оборота документации внутри предприятия.
Основной недостаток факсимиле, в отличие от собственноручной подписи руководителя, состоит в том, что при заверении документа штампом нельзя с уверенностью сказать, что он отражает волю человека, чью подпись он повторяет.
В компании должен действовать строгий механизм определения правового статуса и юридической силы документов, заверенных штампом.
Чтобы исключить риски и ввести в компании подписание бумаг факсимиле официально, руководитель должен выдать документ (разработать правовой акт), регламентирующий использование и хранение штампа. В акте прописывается перечень документов, разрешенных к подписи с помощью факсимиле.
При правильном составлении акта признание такой подписи недействительной невозможно, а уполномоченные лица в случае невыполнения своих обязанностей привлекаются к ответственности.
В компании должны действовать четкие правила использования факсимиле. Ответственные сотрудники обязаны знать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Нельзя использовать штамп для подписания:
- Первичных бухгалтерских документов.
- Законодательных актов, нормативных документов.
- Деклараций налогового формата.
- Договоров трудоустройства сотрудников.
- Официальных доверенностей.
- Векселей.
- Платежных бланков.
- Счетов-фактур.
- Заявлений, полученных от юридических или физических лиц.
- Конкурсной документации.
Выделяют перечень документов, в которых можно применять факсимиле. Однако следует помнить, что использовать механическую подпись может только доверенное лицо, указанное в официальном приказе руководителя.
Подпись-штамп можно использовать:
- В квитанциях, приходных, расходных ордерах.
- В кассовых книгах.
- В бланках по учету сырья.
- В удостоверениях.
- Для подписания патентов, сертификатов, свидетельств ФС по интеллектуальной собственности.
- В ведомостях, справках о заработной плате сотрудников.
- В табелях, свидетельствах о ЕГЗ, страховых полисах.
- В приказах, благодарственных бумагах, почетных грамотах, извещающей документации.
- Факсимиле можно заверять копии внутренних документов.
Факсимиле облегчает работу бухгалтерии и документооборот компании. Однако чаще всего именно документы, подписанные факсимиле, становятся предметом судебных разбирательств.
Чтобы избежать неприятностей, процесс использования штампа должен четко прописываться в документе, выданном руководителем.
Факсимильная подпись на первичных документах
Контролирующие инстанции выразили свою позицию относительно легитимности применения клише в соответствующих Письмах. В частности, в разъяснениях говорится о том, что не допускается факсимильная подпись на первичных документах, счетах-фактурах, доверенностях, платежных и прочих имеющих финансовые последствия бумагах. Судебная практика, однако, достаточно неоднозначно подходит к рассмотрению этого вопроса. Большинство Арбитражных инстанций придерживается позиции контролирующих органов. Однако в одном из Постановлений ФАС по Уральскому округу отметил, что апелляционной инстанцией со ссылкой на ст. 160, ч. 2 было верно указано на отсутствие в действующем законодательстве норм, которые устанавливали бы запрет либо ограничение на применение клише при заключении актов по форме КС-2, договора подряда и составлении справок по ф. КС-3.
Можно ли использовать факсимиле на договорах?
Когда речь идет о гражданско-правовых сделках, инструмент используют при одном условии. Необходимо заключить двустороннее письменное соглашение в произвольной форме. Оно может представлять собой отдельный договор, заверенный собственноручной подписью. Или соответствующий раздел добавляется к основному договору. Обязательно указываются ФИО и должности сотрудников, которые будут заверять бумаги, прописываются действия на случай их увольнения и сроки действия соглашения. Оно может действовать определенное время или до уведомления одной из сторон.
После подписания соглашения факсимильные оттиски приобретают юридическую силу. У обеих организаций также должны быть внутренние акты с прописанными тонкостями использования и хранения штампа. Доверенность в вышеописанную категорию не попадает. Она относится к односторонним сделкам, а значит, заключить двустороннее соглашение невозможно.
Факсимильная подпись: когда и как использовать?
[7]
Может быть составлено любое количество факсимильных дубликатов настоящего договора, и все они будут иметь одинаковую силу после того, как обе стороны их подпишут, Все факсимильные дубликаты будут рассматриваться вместе и в совокупности составят один и тот же договор. Любая факсимильная копия будет рассматриваться как оригинальный документ, обязательный для исполнения сторонами и имеющий исковую силу, если только между участниками не будет достигнуто иной договоренности. Все стороны, участвующие в настоящем договоре, имеют право требовать доставки курьером подписанного оригинального договора. [8]
Ксерокопия и факсимильная копия зачастую не рассматриваются в качестве равносильного оригиналу документа, если это не определено законами страны или договоренностью сторон.
[9]
Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы. [10]
Первые две папки могут содержать новые отчеты, не реализованные в старой системе. Там же должны находиться факсимильные копии существующих отчетов или прототипы новых отчетов.
Когда разрешается и запрещается использовать
Многие нормативные акты пригодны для подписания факсимиле:
- результаты ЕГЭ;
- свидетельства, сертификаты, патенты;
- приглашения, грамоты, письма благодарности;
- закрепление гражданско-правовых отношений.
Если штамп с оттиском подписи ответственного лица выполнен качественно, то может применяться при оформлении документации, но при наличии соглашения сторон.
Не ставится факсимильная подпись на платежных документах, например, при оформлении контракта между сторонами на большую сумму денег. Печать не подходит для:
- проведения операций с векселями на предприятиях;
- сдачи отчётности в налоговые органы.
Применять факсимиле не просто. Это точное воспроизведение подписи руководителя (должностного лица), выполненное в виде оттиска печати. Если подпись будет точно изготовлена, то не уступит настоящей подписи. Но даже высококачественное исполнение не дает возможности ее использовать на всех документах. Например, недопустимо ставить на бумагах при оформлении дубликата доверенности.
Главное, чтобы применение подписи не противоречило закону.
Ответы на распространенные вопросы о том, на какие документы можно ставить факсимильную подпись
Вопрос №1:
Чем грозит неверное оформление первичной учетной документации, почему лучше не использовать для заверения документов факсимиле?
Ответ:
Информация, содержащаяся в первичных учетных документах, используется при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Соответственно, неверное оформление упомянутых документов повлечет за собой невозможность признания расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Это интересно: Как восстановить ПТС на машину при утере? Документы для восстановления ПТС
Вопрос №2:
Поддерживают ли суды налогоплательщиков в делах, касающихся использования факсимиле для заверения первичных учетных документов?
Ответ:
Нет. С тех пор, как вступило в силу Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11, суды признают нарушение налогоплательщика в случае, если тот использует факсимиле при заверении первичной учетной документации.