Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подключение к ЭДО ПФР: два сценария». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 1 апреля 2011 г. (в т. ч. за I квартал 2011 г.) файлы отчетности по страховым взносам (РСВ) и персонифицированному учету (ИС) в обязательном порядке представляются одновременно и одним отправлением (транспортным пакетом) по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). При этом ЭЦП подписывается каждый отчет.
Существует два варианта обращения в ПФР с заявлением о желании перейти с фондом на электронное взаимодействие.
- Передать документы в ПФР лично.
- Отправить документы в электронном виде через Интернет.
Какие документы для подключения предоставляются в территориальные Управления ПФР при личном визите:
- Заявление на ЭДО с ПФР.
- Соглашение на ЭДО с ПФР. Соглашение об обмене электронными документами с ПФР нужно подготовить в двух экземплярах. Один экземпляр останется в ПФР, второй выдадут страхователю на руки за подписью ответственного сотрудника фонда.
Документы со стороны компании подписываются руководителем и заверяются печатью. Если оформлением документации с ПФР занимается назначенный за ЭДО ответственный, то на него потребуется доверенность.
Какие документы для подключения предоставляются в электронном виде:
- Заявление по форме ЗПЭД.
Как заключить соглашение с ПФР об ЭДО
-
Для сдачи отчетности в ПФР в электронном виде необходимо заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте.
-
Необходимо обратиться в территориальное отделение ПФР и взять актуальный бланк соглашения, обратиться можно лично или попросить прислать бланк соглашения на почту.
-
Заполнить соглашение и заявление.
-
Подписать документы, поставить печать. Соглашение и заявление не сшивать, даты не ставить.
-
Два экземпляра соглашения и заявление передать в территориальный ПФР лично или отправить почтой.
Приступая к работе: строк подачи отчета
ЭД с ПФР проводится по утвержденной им инструкции. Регламент несколько специфичен. Согласно ему, после отправки отчета страхователь получает от ПФР:
- по истечении 4 рабочих дней — подтверждение доставки с указанием даты и времени доставки файла в территориальный орган ПФ;
- в течение еще 6 рабочих дней управление ПФР высылает протокол с результатом проверки.
Результат, полученный от Пенсионного фонда, может быть положительным, свидетельствующим о согласовании переданного отчета, или отрицательным – констатирующим его неприятие. В первом случае датой представления отчетности считается дата формирования уведомления о подтверждении доставки, во втором отчетность фигурирует как непредставленная.Страхователь обязан устранить ошибки и подать ее еще раз.
Из этого следует, что во избежание просрочки в случае ошибки следует подавать документы заблаговременно – как минимум за 11 дней до окончательной даты приема. Благо, что при установленных строках (15 число второго месяца после отчетного периода) это не составляет проблемы.
Организациям и предпринимателям, которые сдают , требуется учитывать специфику обработки данных форм, чтобы подать документы вовремя и не штрафы за просрочку.
Датой сдачи электронной формы отчетности считается дата и время, которые были сформированы при создании квитанции о приеме приемным шлюзом ПФР. На основании установленных нормативов, квитанция может быть сформирована в течение двух дней.
Сдача отчетности в ПФР в электронной форме дисциплинирует организации, и для того, чтобы избежать штрафных санкций, им рекомендуется:
- осуществлять все процедуры по получению доступа к электронной отчетности и по установке требуемого программного обеспечения заранее, желательно в до-отчетный период;
- подавать необходимые декларации и отчеты в налоговую инспекцию заранее – минимум за сутки до окончания приема документов.
Как правильно составить соглашение?
Соглашение об обмене электронными документами ПФР сможет принять только в том случае, если оно было правильно заполнено. Убедитесь в том, что вы корректно указали все необходимые реквизиты в качестве ИП или ООО; при необходимости вы можете проконсультироваться со специалистами ПФР.
В документе указывается информация о местном подразделении Пенсионного фонда РФ и ее представителя, также там можно найти информацию о страхователе (ФИО, регистрационный номер, предприятие, которое он представляет). Если страхователь является представителем ООО, ему придется указывать максимально полную информацию о своем предприятии.
Согласно подписанному документу, Пенсионный фонд РФ и страхователь (который в соглашении указывается, как абонент) имеют право обмениваться документами, используя для этого специальные телекоммуникационные каналы. Речь идет об официальном сайте ПФР, интернет-провайдерах и прочих системах.
Для предоставления документов в электронном виде предприниматель или представитель юридического лица должен обладать ЭЦП. Электронная цифровая подпись может заменить настоящую, используемую при оформлении бумажной документации. Ее оформлением можно заняться сразу же после регистрации ИП или ООО. Создание ЭЦП является платным, за ее получение предпринимателям придется заплатить от 5 тысяч рублей.
Вся информация, которой обмениваются между собой организации, является конфиденциальной, никто не имеет права разглашать ее. При обмене учитываются следующие аспекты:
- электронные документы могут быть получены только от того ресурса, который принадлежит ПФР или предпринимателю;
- файлы в процессе передачи не были изменены, правильность материалов должна быть подтверждена ЭЦП, а при необходимости обе стороны могут осуществлять перепроверку документации;
- принимающая сторона обязана составить специальную квитанцию о получении квитанции и передать ее отправителю письма.
Все рабочие процессы при этом регламентируются действующим законодательством и нормативными актами. Подписание соглашения является бесплатным, сторонам не нужно оплачивать какие-либо государственные пошлины.
Об обмене документами в электронном виде
Электронный документооборот — это современная развивающаяся система обмена данными. Ее основные преимущества:
- Обеспечиваются высокая точность и надежность учета и контроля потока документации. При передаче данных гарантирована конфиденциальность.
- Отчетность может отправляться в любой момент вне зависимости от времени суток, праздничных и выходных дней. Единственным условием является отправка с рабочего места страхователя.
- Система предоставляет возможность многократного оперативного исправления ошибок, которые были обнаружены ПФР в представленной отчетности.
- Нет необходимости посещения органа ПФР бухгалтером предприятия.
- После отправки отчетности страхователю направляется информация о результатах ее приема в электронном виде.
- Предприятие может создать электронный архив всех документов с ПФР, что гораздо удобнее бумажных форматов.
- Время сдачи документов значительно сокращается.
Информация, которая передается по телекоммуникационным каналам связи и представляется в ПФР, является конфиденциальной. Она подготавливается, пересылается и обрабатывается согласно действующему законодательству о защите персональных данных. Для того чтобы выслать отчет в ПФР, необходима одна электронная подпись (ЭП) — руководителя предприятия. Только владелец ЭП имеет право использовать ее.
Как правильно заполнить заявление на ЭДО
Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:
- наименование, ИНН и ОГРН организации;
- ее юридический и фактический адрес;
- регистрационный номер в системе ПФР;
- банковские реквизиты;
- среднесписочную численность работников;
- данные оператора связи;
- другую необходимую информацию.
Процедура заключения договора об электронном документообороте с ПФР
Чтобы подписать соглашение об обмене документами в электронном формате с ПФР, организация должна подготовить следующий пакет бумаг:
- Заявка в ПФР на подключение к отчетности в электронном виде. Данный документ должен быть составлен в трех экземплярах.
- Соглашение об ЭДО на бланке 2018 года. Бланк можно скачать на официальной веб-странице Пенсионного фонда. Соглашение должно быть составлено в двух экземплярах. Один следует хранить предприятию-заявителю, а второй остается в Пенсионном фонде.
- Доверенность в случае, если документы оформляются не руководителем, а другим специалистом (главбух, юрист). Эта бумага составляется в свободной форме и должна быть заверена подписью руководства и печатью компании.
Указанные документы передаются в подразделение ПФР, расположенное по месту нахождения организации. Специалист, отвечающий за организацию обмена электронными документами, должен принять весь пакет документации и зарегистрировать его. Представитель организации сразу получает информацию о дате и номере соглашения, которые впоследствии могут использоваться при передаче отчетности. Оригинал соглашения выдается позднее — после его подписания второй стороной (ПФР).
Помимо вышеуказанных документов для того, чтобы организовать обмен электронными документами с ПФР, необходимо:
- установить ПО, соответствующее оптимальной организации электронного документооборота;
- заключить договор с удостоверяющим центром на формирование и поддержку сертификатов ключей электронной подписи;
- назначить ответственного исполнителя за подписание соглашения об обмене электронными документами с ПФР и за дальнейшее обеспечение правильного документооборота.
На сегодняшний день сдавать отчетность в электронном формате обязаны работодатели, среднесписочная численность работников которых составляет более 25 человек. Но фондом приветствуется инициатива на подключение электронного документооборота с ПФР и со стороны прочих компаний и ИП вне зависимости от численности сотрудников.
Особенности для страхователей 01 региона
Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.
Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:
- Скачайте бланк соглашения.
- Обратитесь за подписью на соглашении в сервисный центр, где приобретали Контур.Экстерн. Если такой возможности нет, перед визитом в УПФР подойдите в отделение ООО «Паскаль», которое расположено рядом с Управлением ПФР (г. Майкоп, ул. Пионерская, 374, оф. 52).
- Заполните и подпишите в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
- Предоставьте в Управление ПФР весь пакет документов.
Плюсы и минусы электронной передачи данных
Электронная отчетность придумана не просто так – этот способ связи с государственными органами обеспечивает оперативность, надежность и достоверность.
Вся информация передается в зашифрованном виде, и прочесть ее может только сотрудник Пенсионного фонда, имеющий ключ к расшифровке послания.
Специалисты бухгалтерских отделов освобождены от обязанности каждый раз ездить в территориальный отдел фонда и сидеть в очередях, кроме того, сводится на нет возможность ошибок при ручном внесении данных из распечатанных отчетов в компьютеры инспекторов. Иными словами, происходит экономия времени, а человеческий фактор утрачивает свое значение.
Единственный небольшой минус заключается в том, что для того, чтобы перейти на электронную сдачу отчетности, организации придется для начала обзавестись собственной электронной цифровой подписью. И то – минусом это можно считать довольно условно, поскольку электронная подпись существенно расширяет возможности любого предприятия в плане делового документооборота, придавая любой бумаге статус юридического документа.
Как отправлять отчеты после подписания документов
После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.
Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.
Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.
При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.
В данной системе реализованы следующие возможности:
- подача отчетов по установленным формам;
- оформление пенсии сотрудникам;
- отправка писем в ПФР;
- сверка данных с ПФР.
Электронная отчетность в ПФР
Пенсионный фонд активно использует систему электронного документооборота с работодателями в течение последних нескольких лет. Ранее обмен электронными документами с ПФР был для работодателем добровольной процедурой: Пенсионный фонд предоставлял организациям право выбора формы отчетности (электронная или бумажная).
Однако, с 01.01.2017 года ситуация изменилась: на основании постановления ПФР работодатели, средняя численность сотрудников которых составляет 25 человек и более, обязаны подавать отчеты в ПФР только в электронном виде. В случае предоставления документов на бумажном носителе, отчет признается несданным, а работодатель привлекается к мере взыскания в виде штрафа.
В 2023 году ПФР сохранил прежние требования в части предоставления отчетности работодателями:
- организации и ИП, среднесписочное количество сотрудников которых равна 25 единицам (или более), предоставляют отчеты в ПФР только в электронном виде посредством телекоммуникационных каналов связи;
- работодатели с количеством сотрудников до 25 человек (24 и менее) могут подавать отчеты в ПФР в любой удобной форме – в электронном виде или на бумажном носителе.
Для определения обязательств по подаче отчета в электронной форме, работодатель рассчитывает среднюю численность работников по итогам отчетного месяца. В расчете учитываются не только штатные сотрудники, которые трудоустроены на основании трудовых договоров, но и лица, привлеченные к работе по договора ГПХ.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР
Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:
- вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
- система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
- иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).
Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.
Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:
- установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
- воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
- назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.
Регионы, где нужно только заявление на подключение к электронному документообороту (ЗПЭД)
С середины 2021 года пенсионный фонд переходит на новый приёмный комплекс. Вот список регионов, где понадобится одно-единственное заявление в электронном виде:
- 03 Республика Бурятия
- 20 Чеченская Республика,
- 23 Краснодарский край,
- 27 Хабаровский край,
- 32 Брянская область,
- 35 Вологодская область,
- 45 Курганская область,
- 47 Ленинградская область,
- 50 Московская область,
- 58 Пензенская область,
- 59 Пермский край,
- 63 Самарская область,
- 64 Саратовская область,
- 71 (081-) Тульская область,
- 72 Тюменская область,
- 77 Москва,
- 78 Санкт-Петербург,
- 86 Ханты-Мансийский автономный округ — Югра.
Выполните в Эльбе задачу «Отправить заявление в ПФР, чтобы сдавать СЗВ-ТД электронно». Этого будет достаточно.
Как защищены передаваемые сведения персучета
Сведения индивидуального (персонифицированного) учета содержат персональные данные, которые отнесены к информации ограниченного доступа и должны быть защищены в соответствии с Законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Средства электронной подписи не должны нарушать конфиденциальность информации ограниченного доступа и должны соответствовать требованиям п. 5 ст. 8 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Для обеспечения защиты информации при представлении индивидуальных сведений в электронном виде используют средства криптографической защиты в соответствии с требованиями постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119.