Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать официальное письмо в организацию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.
Как сформировать официальное письмо
Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:
- наименование организации-отправителя;
- адрес организации;
- контактный телефон (для связи);
- должность и ФИО ее представителя;
- суть послания;
- подпись отправителя.
К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.
Формат электронной почты для деловых писем
По словам экспертов по текстовым сообщениям, текстовые запросы открывают только 20% электронных писем, а 95% текстов читаются в течение трех минут с момента получения, а огромное количество почты теряется или сразу удаляется, поэтому неудивительно, что некоторые компании заходят так далеко, что отправляют переписка в печатном виде и по электронной почте с последующей сокращенной версией в виде текста,просто чтобы получатель получил его.
Чтобы сохранить атмосферу формальности при адаптации к цифровому носителю, форматирование и все элементы печатного делового письма по-прежнему включены в деловое письмо по электронной почте, за исключением двух небольших отличий. Строка темы служит резюме письма или указанием того, о чем идет речь. Информация об отправителе находится внизу письма, чуть ниже напечатанного имени отправителя.
Что такое деловая переписка
Деловая переписка ведётся исходя из определённых норм и правил, которые необходимо знать. Во избежание проблем с составлением документов и писем, нужно изучить основные моменты.
Деловая переписка — это обширное понятие, которое подразумевает многочисленные виды официально-деловых документов, относящихся к информационно-справочным материалам. Деловая переписка классифицируется различными способами.
Принятие и выполнение административных постановлений не обходится без служебной переписки:
- При формировании и принятии решений деловую корреспонденцию применяют для получения информации, которая может упростить этот процесс.
- При выполнении уже принятого решения деловую переписку используют для того, чтобы сообщить коллегам информацию о ходе или сроках выполнения того или иного проекта.
Согласно статистике, чем выше экономический рост и бизнес-активность, тем больший объём деловой переписки:
- рост валового внутреннего продукта на 1 % приводит к росту деловой корреспонденции на 1 %;
- количество писем на душу населения по разным странам составляет: в США – 700, во Франции – 432, в Германии – 252, в Чехии – 68, в Польше – 48, в Бразилии – 26, в Индии – 15, а в Российской Федерации – 8.
Правила оформления деловых бумаг
Законодательно установленной формы при составлении документов, руководствуясь ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, не существует.
- При вертикальном и угловом тексте
- Текст печатается на расстоянии от 1 до 1,5 гр. и выравнивается по ширине листа.
- Углубления для абзацев составляют 1. 25 см.
- Рекомендуется использование распространенных свободных шрифтов, величиной 12, 13 и 14.
- Предлагаемые типы изложения: от первого лица множественного числа («Пожалуйста, пришлите…») — от третьего лица («Общество приглашает вас на экзамен»). — от первого лица («Пожалуйста, рассмотрите…») ,.
- Первое обращение «Уважаемый …!» от первого лица («Общество приглашает Вас на экзамен»). И этикет закрытия «предположительно».
Что собой представляет
Деловые письма — это основной способ информирования и передачи информации сотрудникам, партнерам или контрагентам. Эта переписка регулярно используется коммерческими компаниями и индивидуальными предпринимателями для решения деловых обязательств.
Например, как часть договора, в качестве уведомления, обмена информацией, приглашения, просьбы и т.д. Официальные письма составляются в соответствии с определенным форматом и могут касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
Деловая переписка обычно подразделяется на группы: печатная, электронная и печатная в электронной форме.
- В печатных письмах используются предопределенные типы заголовков. Письма на бумаге имеют классический заголовок, в котором указывается имя, должность, иногда даются сведения об адресате и его контактные данные. При наборе текста следует отводить место: справа — не более 1,5 см, слева — от 3 см (с учетом последующего архивирования). Шрифт — новый римский размером 12 или 14 Times.
- Менее формальный подход характерен для писем по электронной почте. Профессиональные письма обычно подписываются отправителем на бумаге, в то время как в профессиональных электронных письмах достаточно указать личные данные (имя и фамилию) и заголовок в конце. Также отсутствует стандартный заголовок с именем, адресом и должностью. В современном мире эта форма электронной почты оказалась более функциональной и быстрой. Она также облегчает передачу нужного количества дополнительных файлов и имеет такую же юридическую силу, как и соответствующая форма.
- Третий вид деловой переписки — это бумажные документы в электронном формате. Эти письма не требуют корпоративного бланка. Они также менее требовательны к формальности.
Правила написания делового письма в 2023 году
Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:
- единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
- одинарный интервал;
- отсутствие выделений;
- разбивка на абзацы.
Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.
Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).
В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:
- разрешено использовать угловые и продольные бланки;
- правый отступ строго 10 мм;
- остальные отступы – 20 мм;
- постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
- в левый верхний угол вписывается исходящий номер.
Пример типичного официального письма приведен ниже.
Основные ошибки в оформлении делового письма
При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.
Самые распространенные варианты приведены в списке:
- излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
- использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
- тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
- склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
- устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
- похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
- ошибки в числительных;
- двойные кавычки.
Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:
- перемена местами структурных частей документа;
- несоблюдение правил оформления;
- использование в письме фамильярных обращений;
- неполные реквизиты.
Лучше всего использовать стандартные шрифты, предоставляемые службой электронной почты по умолчанию. Профессиональные письма, набранные шрифтом Comic Sans, трудно воспринимать всерьез. Важные фразы могут быть насыщенными, но не экспериментируйте с цветом.
Излишне красочные письма редко выглядят серьезно. Единственное исключение — сопроводительная документация. Здесь имеет смысл зашифровать исправления, чтобы человеку не пришлось искать их самостоятельно.
Также не стоит использовать заглавные буквы, так как они часто используются для обозначения того, что человек не является членом группы. Это неформальный способ записи слов, которые вы произносите вслух в реальном разговоре. У вашего собеседника может не быть привычки думать, что вы кричите на него.
Какие ошибки допускают в таких письмах
Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:
- Не используйте сложные термины — пишите просто, чтобы читатель с первого раза понял, что вы от него хотите.
- Не пишите много — подробности ситуации можно выяснить при встрече, а в письме они будут только отвлекать.
- Не повторяйтесь — тавтология увеличивает объем текста и сбивает с толку.
- Не ошибайтесь — проверяйте все имена, цифры, названия перед отправкой сообщения.
- Не употребляйте архаизмы (сей год, каковой, при сем) — эти обороты устарели и они могут привести получателя в недоумение.
- Не используйте фамильярный стиль общения — будьте тактичны и уважительны.
- Деловое письмо — основная единица коммерческой корреспонденции, которой обмениваются компании и организации. Жанр универсальный — с помощью делового отправления можно напомнить, пригласить, поздравить, предложить сотрудничество и высказать претензии.
- Раньше коммерческая корреспонденция оформлялась только на бланках, сегодня это требования распространяется в основном на государственные структуры и крупные компании, которые с ними сотрудничают. Остальные участники рынка могут вести коммерческую переписку на обычных листах А4 или в электронном виде.
- Деловое письмо предполагает нейтральный тон, краткое и четкое изложение мыслей, наличие не только имен и фамилий, но и должности отправителя.
Объясняем, как правильно составить деловое письмо
Деловые письма принято писать на фирменных бланка организации, так как на них по умолчанию прописаны реквизиты компании. Эти сведения могут потребоваться получателю для того, чтобы проверить контрагента на надёжность. Возможно, такой организации не существует вовсе. Если было принято решение составлять документ на чистом листе бумаги формата А4, информацию о компании придётся указывать вручную.
В шапке письма отмечаем, кому и от кого оно направляется. В дательном падеже обозначаем ФИО и должность руководителя компании-получателя, её наименование со ссылкой на организационно-правовую форму. Здесь же указываем те же данные, но уже об отправителе (в родительном падеже).
Ниже по документу посредине листа пишем слово «письмо», присваиваем ему уникальный номер для регистрации, указываем дату составления. Затем с красной строки начинаем формировать сам текст официальной бумаги. Начать его следует с обращения к руководителю. Следующим шагом излагаем суть письма: выдвигаем требования, оставляем запрос, предлагаем воспользоваться услугами, назначаем встречу и так далее.
Если необходимо получить ответ от контрагента, указываем способы обратной связи. Это может быть почтовый адрес или адрес электронной почты.
Деловая переписка должна быть написана по обычным правилам на бумаге формата А4 или на официальном бланке отправляющей компании. Текст обычно набирается на компьютере, но может быть и написан от руки. Перед отправкой окончательный документ заносится в специальный журнал.
Существуют важные требования к тому, как правильно написать официальное письмо:
- пишите кратко и по делу, без лишних слов;
- соблюдайте правила русского языка, ошибки в правописании здесь недопустимы;
- не используйте сленг и сложные формулировки с неуместными терминами, знакомыми только узким специалистам;
- не допускайте неточности в именах, фамилиях, названиях;
- пишите корректно, соблюдайте этические принципы, недопустим требовательный тон.
Деловое письмо – что это?
Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.
Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.
Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:
- оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
- рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
- пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
- резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
- поздравления и благодарности.
Как доставить письмо до адресата
Отправлять официальные письма можно разными способами:
- Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
- Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.