Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «9 изменений с 1 марта 2023 года, к которым нужно подготовиться кадровикам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.
Особенности кадрового документооборота у микропредприятий
При этом за Федеральный закон от 3 июля 2016 года разрешает микропредприятиям упрощённое ведение кадровых документов.
В частности, микропредприятия с работниками могут полностью или частично отказаться от принятия ЛНА, которые содержат нормы трудового права. К таким локальным нормативным актам относятся следующие документы:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о премировании;
- положение об оплате труда;
- график смен и другие ЛНА.
Какие документы должны быть у работодателя
В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:
- Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
- Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
- Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
- Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
- График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
- Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
- Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
- Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
- Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
- Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
- Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
- Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.
Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года
До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.
В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.
К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.
Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:
-
исполнение работодателями законодательства о труде;
-
соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;
-
расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.
При проверке инспекторы затребуют:
-
организационно-распорядительные документы;
-
внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;
-
документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;
-
трудовые договоры и допсоглашения к ним;
-
трудовые книжки;
-
приказы по личному составу, личные карточки;
-
документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;
-
документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.
Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.
Также в конце года подведите итоги:
-
по квотам рабочих мест для инвалидов;
-
по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).
Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).
Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.
Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.
Журналы учета кадровых документов на бумажных носителях
Чуть менее строго следует отнестись к журналам учета кадровых документов, которые нужно вести на бумажных носителях . Это те журналы, форма которых требует собственноручной подписи работников организации. Например, журнал учета трудовых договоров, прямо в котором работник расписывается в получении своего экземпляра договора на руки (пример 1).
Отметим, что обязанность вести журнал учета трудовых договоров трудовым законодательством не установлена. Но на практике договоры учитываются: это необходимо для идентификации. Обычно журнал бумажный, потому что в нем сразу же расписывается работник в получении своего экземпляра. Если бы журнал регистрации трудовых договоров был электронный, то все равно пришлось бы заводить бумажную форму для подписи в получении. Поэтому чаще всего он на бумажном носителе. Нумерацию и прошивку бумажных журналов можно назвать практикой делового оборота. Так делает большинство работодателей, хотя обязанности подобной нет.
Пример 1. Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров.
Изменения по налогам в 2023 году
Правки по налогам не столь глобальные, за исключением, введения единого налогового платежа (ЕНП), который подразумевает оплату всех налогов одной единой платежкой в срок до 28 числа.
Под этим понимается, что у каждой организации или ИП будет свой единый счет, и до 28-го числа налогоплательщик должен одной платежкой с указанием ИНН и суммы, перевести денежные средства на свой счет ЕНП, а налоговый орган, по аналогии со страховыми взносами, распределит ее по всем соответствующим налогам, которые уплачивает налогоплательщик, на основании сданных деклараций.
Это касается:
-
всех налогов и сборов, в том числе НДФЛ за работника;
-
авансов по налогам;
-
страховых взносов, кроме взносов от несчастных случаев;
-
пени, штрафов, начисленных ИФНС.
Понятие кадрового учета
Термин «кадровое делопроизводство» описывает комплекс процедур по организации работы с документами, которые готовятся в связи с подбором персонала. Правила регулируются действующим законодательством РФ, а фактическая организация его на предприятиях регулярно проверяется контролирующими органами.
Кадровый документооборот необходим в компании для того, чтобы:
- Юридически фиксировать все кадровые перемещения в компании, в том числе: прием на работу, перевод, отпуск, больничный, увольнение, дисциплинарное взыскание и т.д.
- Документируйте существующие условия труда в компании, обеспечивайте прозрачность и строгую регламентацию условий труда
- Перед государственной статистикой выявляйте проблемные зоны и ищите резервы, пригодные для использования.
- Подготавливать отчетную документацию о состоянии государства и своевременно направлять ее в государственные органы.
- В случае проверки предоставить проверяющим документы, подтверждающие факт соблюдения компанией норм ТК РФ.
Для того чтобы грамотно организовать кадровый учет в компании, необходимо изучить следующие нормативно-правовые акты:
- Трудовой кодекс РФ, в том числе статьи № 62, 66, 67, 68, 84.1 и др.
- ГОСТ Р 7.0.8 — 2013. В нем описаны общие требования к процессу организации делопроизводства в компании.
- ГОСТ Р 7.0.97 — 2016. Этот документ содержит требования к составу реквизитов документов и правила их оформления.
- Закон «Об индивидуальном (персональном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
- Закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ
- Приказ Федерального архива от 20.12.2019 № 236. В этом документе содержатся требования к срокам хранения кадровых документов.
- Постановление Правительства РФ от 10 октября 2003 г. № 225. Содержит инструкцию по ведению и заполнению трудовых книжек. С 01.09.2021 вместо него действует приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н .
- Статья 5.27 КоАП РФ содержит данные о штрафах, которые могут быть наложены на работодателя в случае выявления отсутствия обязательных кадровых документов.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 — скачать или разработать самостоятельно?
Инструкция по кадровому учету нормативно не утверждена, поэтому рекомендуется при ведении кадрового учета и документооборота руководствоваться ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденным приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и вступившим в силу с 1 марта 2014 г.
Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству нет, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового делопроизводства и учета в бизнесе. Благодаря этому пошаговому плану легко наметить последовательность действий и сориентироваться в объеме работ.
Рекомендуем ознакомиться с приведенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет организовать личные данные с нуля. В дальнейшем на основе изученного материала вы сможете разработать собственный план действий и следовать ему.
Функции журнала регистрации
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.
Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве
Читайте по теме в электронном журнале С 1 июля 2017 года вступили в действие ст.
195.2 и 195.3 ТК РФ, связанные с . На практике это означает, что для тех профессий и должностных позиций, в отношении которых такие стандарты уже разработаны, их применение становится обязательным. Таким образом, сотрудники, которых коснется этот вопрос, будут обязаны соответствовать установленным квалификационным требованиям.
В свою очередь, работодатели должны использовать эти критерии при разработке инструкций к выполнению трудовых функций на конкретных должностях.
Важная тема: «» Основная часть документов кадрового делопроизводства – 2018 формируется в соответствии с условиями, зафиксированными в ТК РФ.
Кадровое делопроизводство является достаточно обширной темой, включающей в себя множество порядков и правил, которые должны соблюдать кадровые специалисты во время ведения трудовой деятельности. Журналы учета различных документов и изменений в трудовом распорядке являются одними из наиболее важных внутренних бланков отчетности, о которых и пойдет речь в представленной статье.
Из данной статьи вы узнаете:
- какой перечень обязательных журналов учета в кадровом производстве существует в современном предпринимательстве;
- обзор обязательных журналов учета в кадровом делопроизводстве;
- кем могут вестись журналы учета в кадровом делопроизводстве.
Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).
В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):
- работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
- на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
- на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
- лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.
Обратите внимание, что данный список является открытым.
Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).
С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.
В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:
- вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
- устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.
Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.
В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:
- в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
- изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.
А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).
В начале года кадровику надо собрать заявления на стандартные вычеты с сотрудников:
- указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
- у которых изменились обстоятельства получения вычета;
- устроившихся к вам на работу в новом году.
С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.
Новые трудовые книжки
С 1 января 2023 года будут действовать новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержденные Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250).
Раздел со сведениями о работе станет больше: 14 разворотов в трудовой книжке и 12 во вкладыше. Разделы с награждениями станут меньше: 7 и 5 разворотов в трудовой и во вкладыше соответственно.
Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца заменять на новые не нужно.
Имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока. Когда они закончатся, нужно будет закупать новые бланки трудовых и вкладышей у изготовителя – АО «Гознак» или у официальных распространителей, с которыми «Гознак» заключил договоры.
Перечень документов для устройства на работу в 2023 году
Чтобы работодатель правильно устроил прием на работу новичка, он должен получить все необходимые документы для трудоустройства. При этом некоторых бумаг может не оказаться на руках у нового сотрудника. Это возможно, если он устраивается на работу в 2023 году впервые, и у новичка нет обычного опыта работы.
Какие документы и сведения нужны при приеме на работу в 2023 году — важный перечень и условия:
- Документ, удостоверяющий личность. Для совершеннолетнего работника таким документом является гражданский паспорт. Если гражданин оформлен на работу и не достиг 14-летнего возраста, то предоставляют свидетельство о рождении. Если у человека нет общегражданского паспорта, он вправе предоставить другой документ, удостоверяющий его личность. Например, справку, выданную на период оформления нового паспорта.
- Сведения о трудовой деятельности. Это трудовая книжка (бумажный бланк), или сведения о трудовой деятельности (ЕТК). Данная информация предоставляется только сотрудниками с опытом работы. Трудовые документы при приеме на работу впервые в 2023 году не предоставляются. Работодатель сам устроит на новую работу новичка без опыта работы.
Журналы, связанные с безопасностью
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
- Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
- Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
- Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
- Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
- Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.
Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года
До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.
В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.
К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.
Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:
-
исполнение работодателями законодательства о труде;
-
соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;
-
расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.
При проверке инспекторы затребуют:
-
организационно-распорядительные документы;
-
внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;
-
документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;
-
трудовые договоры и допсоглашения к ним;
-
трудовые книжки;
-
приказы по личному составу, личные карточки;
-
документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;
-
документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.
Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.
Также в конце года подведите итоги:
-
по квотам рабочих мест для инвалидов;
-
по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).
Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).
Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.
Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.
Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.
Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.
Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).
* * *
Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!
- Свежие
- Посещаемые
Функции журнала регистрации
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.
Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
Какие журналы должны быть в отделе кадров обязательно 2021
Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:
- при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
- при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.
Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.
Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).
С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.
Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:
- теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
- время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
- уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
- не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
- не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
- подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
- взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
- компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
- определены два вида временной дистанционной работы:
- непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
- периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
- режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
- на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
- в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.
Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта, в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.
Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).
Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.