Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «использование служебного автомобиля в личных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть заслуживающая внимание аналитическая статья на «Гарант-сервисе» (официальный партнер компании ГАРАНТ в Липецке и Липецкой области), но сразу скажу, что данная статья, хоть и подкреплена судебной практикой, но она однобоко рассматривает этот вопрос.
СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ ИЛИ ВСЕ-ТАКИ ЛИЧНЫЙ?
Вопрос о служебном автомобиле в личных целях и как оформить этот момент рассматривается, только с точки зрения налоговых органов. И вопрос по оформлению путевого листа, например, рассматривается без учета еще одного очень важного момента — это требования обеспечения безопасности дорожного движения.
Бухгалтер не знает, что на путевом листе завязаны три мероприятия по обеспечению БДД, поэтому выводы, которые делаются в этой статье задают неправильный вектор поведения. Обращаются внимание на такие моменты:
- путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца;
- компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно.
Первый момент очень сильно радует организации: как хорошо, можно выписать путевой лист на месяц. С точки зрения налоговых органов можно, а с точки зрения надзорных органов (транспортная инспекция, УГАДН) нельзя, потому что в путевом листе служебного автомобиля должны ежедневно проставлятся отметки о предрейсовом медосмотре.
А также ежедневно должны проставляться отметки специалиста ответственного за техническое состояние автомоблией при выпуске на линию. К тому же в путевом листе должен прослеживаться режим труда и отдыха водителя каждую смену (потому что есть ограничения).
И это относится не только к штатному водителю, но и к директору, если он сам управляет служебным автомобилем. Поэтому давайте рассмотрим вопрос служебного автомобиля немного в другой плоскости.
- К сведению! Если вы эксплуатируете служебные автомобили, то законодатель требует обеспечить безопасность дорожного движения (БДД). Для вас и/или вашего специалиста запущена новая онлайн Программа-содействие. Участие в ней абсолютно бесплатное.
Подробнее…
Трудовой договор или дополнительное соглашение.
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.
Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:
-
работник использует транспортное средство в интересах работодателя;
-
работодатель знает об этом или согласен на это;
-
размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.
Заключаем договор аренды.
В данном случае руководству спортивного учреждения нужно обратиться к нормам ГК РФ. Статьями 632 и 642 предусмотрена возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с водителем) и без такового. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и проводить его техническое обслуживание сам работник, во втором это делают иные лица.
При таком варианте за использование автомобиля работника учреждение не платит компенсацию, а вносит арендную плату.
Договор аренды транспортного средства, вне зависимости от того, арендуется он с экипажем или без такового, должен быть заключен в письменной форме.
В договоре обязательно указываются:
-
транспортное средство (марка, документы-основания владения им работником и т. д.);
-
срок аренды;
-
размер, порядок, условия и сроки внесения арендной платы;
-
иные условия, согласованные сторонами.
Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта
Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.
Для расчета затраченного горючего применяется формула:
РАСХОД = Т (нач.) + Т (доп.) − Т (ост.), где:
Т (нач.) – объем бензина в баке на начало поездки (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);
Т (доп.) – количество бензина, дополнительно залитого в бак в течение поездки;
Т (ост.) – объем оставшегося в баке бензина по возвращении машины.
Пример расчета суммы компенсации:
В организации есть служебный автомобиль. В компании используется метод списания материалов по средней себестоимости бензина, которая составляет 40 рублей.
Нормативные документы, регламентирующие использования служебных авто в личных целях
В законодательном порядке проблема использования сотрудниками для личных нужд автотранспортных средств, принадлежащих предприятию, нигде не рассмотрен. при этом во многих случаях, особенно когда сотрудник уже долгое время работает в компании и заслужил определенный лимит доверия, руководство допускает такую возможность.
Следовательно, возникает вопрос законного оформления такого разрешения, чтобы не создавались проблемы ни у самого работника, ни у его нанимателя.
Так как точной инструкции для оформления этих взаимоотношений закон не предусматривает, на практике применяются несколько видов договорного оформления. К ним относятся:
- Устное соглашение между руководством и сотрудником. Пользование автомобильным транспортом для нужд предприятия требует фиксации расходов на его обслуживание и соответствующего их оформления для обложения налогами. Поэтому каждая поездка сопровождается путевыми листами, а также фиксируются показания счетчика пробега. При этом, когда сотрудник пользуется машиной после работы в личных целях, заправка осуществляется за его собственный счет, следовательно, расходы несет сам работник, а не компания. Также может быть принято решение о перемотке счетчика для обнуления фактического пробега, накрученного во внерабочее время, но оно не является правовым. Кроме того, оформленное лишь устным соглашением использование машины во внерабочее время может стать причиной больших проблем для обеих сторон при попадании в ДТП и в ряде других ситуаций.
- Оформление пользования служебным авто в нерабочее время для личных нужд через приказ по предприятию. Издавая приказ о возможности сотрудника пользоваться служебной машиной после работы в собственных целях, нанимателю следует сопроводить это решение рядом внутренних нормативных документов, регламентирующих данное право. Также стоит учитывать множество дополнительных условий, без выполнения которых обе стороны будут привлечены к ответственности.
- Составление арендного соглашения между сотрудником компании и компанией. Этот метод оформления можно назвать оптимальным благодаря его простоте реализации, а также снижению бумажной нагрузки на легализацию каждого эпизода пользования автомобилем. При этом аренда авто должна учитываться как доход компании, что может повлечь дополнительные налоговые расходы со стороны нанимателя. Также арендное соглашение должно учитывать малейшие детали, относящиеся непосредственно к эксплуатации машины, в том числе время и условия, заправку топливом и т. д.
- Оформление пользования автомобилем с помощью доверенности. Второй достаточно простой метод оформления, требующий от руководителя трезвой и объективной оценки ситуации. Дело в том, что привлечение к ответственности сотрудника в случае ДТП, а также повреждений автомобиля, станет почти невозможным, поэтому при оформлении доверенности должен присутствовать определенный уровень уверенности в честности и ответственности работника.
Пользование автомобилем предприятия для личных нужд согласно приказам и внутренним распоряжениям
Руководитель издает приказ или иной нормативный документ, разрешающий сотрудникам пользоваться служебными автомобилями для собственных целей. Такой способ легализации взаимоотношений требует учитывать множество деталей. Во-первых, в данном случае пользование машиной считается безвозмездным. Это означает, что сотрудник получает фактический доход в натуральной форме.
Соответственно, чтобы с налоговой точки зрения все было правильно, кроме приказа с каждым сотрудником, получающим право на пользование транспортом, должно заключаться полноценное соглашение о передаче транспортного средства в безвозмездное использование, учитывающее налагаемые на работника обязанности и ответственность. Эти положения должны быть параллельно отражены в нормативной документации компании.
Например, если на сотрудника возлагаются сопутствующие эксплуатации расходы, как оплата топлива, амортизационные и ремонтные затраты, использование авто уже нельзя будет отнести к получению натурального дохода.
Как сделать личное использование служебной машины правомерным?
В случае с правовым оформлением возможности личного использования, работодатель стоит перед вопросом о том, как правильно и эффективно оформить ее документально, чтобы это не отразилось негативно на налоговом и бухгалтерском учете.
Самыми популярными нюансами, которые должны учитываться юридическим лицом, следующие:
- порядок компенсирования топливных расходов и их оплаты сотрудником;
- мониторинг пробега машины;
- аспекты возможностей для использования машины в свободное от работы время;
- порядок предоставление отчетов о результатах эксплуатации автомобиля.
Данные вопросы регулируются индивидуальными для каждой компании правилами и принципами использования корпоративных авто. Удобнее всего оформить данный процесс договором безвозмездного пользования или аренды транспортного средства без экипажа.
Оформление аренды служебного автомобиля на работника
Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов. Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время. При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.
Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:
- Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
- Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
- Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.
За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ
Ответ:
Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи транспортного средства.
Если сразу при приеме на работу вы желаете разрешить генеральному директору использовать служебную машину в личных целях, то в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия:
- возможность использовать служебный автомобиль в личных целях и условия его использования (например, запрет выезда за пределы города и другие);
- характеристики автомобиля (в частности, марку, государственный номер);
- порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке с вашей стороны);
- срок, в течение которого генеральный директор может использовать свой служебный автомобиль в личных целях;
- порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).
Если генеральный директор уже работает у вас и вы решили предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и отразите в нем все указанные выше условия (ст. 72 ТК РФ).
Разработка правил пользования служебным автомобилем
Во многих компаниях работники получают в пользование служебный автомобиль, правила пользования которым регулируются порядком получения автомобиля работниками. Здесь же должны быть прописаны условия его эксплуатации, возмещение расходов на техническое обслуживание, представление отчетности.
Сейчас достаточно распространенным явлением в организациях в рамках соцпакета является предоставление служебного автомобиля сотруднику. Как правило, компании предоставляют корпоративный автомобиль работникам, занимающим определенные должности (директору по производству, финансовому директору и т.д.), либо сотрудникам, работа которых требует частых поездок к клиентам или партнерам (менеджеру по закупкам, менеджеру по продажам и т.д.).
Предоставляемый автомобиль может быть приобретен компанией в свою собственность либо использоваться на условиях аренды или лизинга. Работники при этом получают доверенность от компании на управление автомобилем.
Для урегулирования вопросов, связанных с использованием автомобиля, рекомендуется разработать положение об использовании служебных автомобилей работниками компании. Данный документ может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и издаваться в качестве приложения к Правилам внутреннего трудового распорядка наряду с правилами пользования локальной сетью и Интернетом, мобильной связью.
FAQ (часто задаваемые вопросы)
- Можно ли по договоренности с руководством компании использовать авто в личных целях в выходные и праздничные дни? Чаще всего, такое использование подразумевается по умолчанию, но может быть отдельно прописано в правилах политики компании.
- Можно ли использовать служебное авто в личных целях, если сотрудник в отпуске? Это необязательное условие. Обычно такое не практикуется, но по договоренности с руководством, такой вариант возможен (необходимо заявление сотрудника и согласие директора).
- Нужен ли путевой лист, если служебный автомобиль используется в личных целях? По договоренности с руководством, путевой лист может выписываться, чтобы исключить вопросы сотрудников ГИБДД во время проверки на дороге. По закону, машина, которая находится не на служебном задании, путевой лист иметь не обязана, но тогда необходимо подтверждение (приказ, заверенное заявление, договор аренды), что неслужебная поездка допускается руководством компании и контролируется.
- Кто несет ответственность в случае, если автомобиль во время личной поездки сотрудника попал в ДТП? Это один из самых важных и сложных вопросов в ситуации, когда коммерческая компания допускает использование служебного транспорта в личных целях сотрудников. Если схема контроля предполагает возмещение затрат в конце отчетного периода, то восстановлением может заняться сама компания. Если машина застрахована, то страховка действовать не будет — частное использование служебного авто при ДТП, и управление водителем, не вписанным в страховку, не относится к числу страховых случаев. Если схема стандартная, то машина по акту приема/передачи временно находится полностью на ответственности сотрудника, и восстанавливать ТС придется ему а свой счет.
Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях
С точки зрения российского законодательства, вопрос предоставления работникам права на использование находящихся на балансе предприятия транспортных средств практически никак не рассматривается. Однако во многих случаях, особенно при длительной работе, большом стаже и определенном уровне доверия со стороны работодателя, предполагается возможность использования служебного автомобиля сотрудником в личных целях, но в данной ситуации у многих работодателей возникает логичный вопрос, связанный с тем, как оформить данную процедуру.
Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:
- Устные договоренности. Использование служебного транспорта в целях расчета расходов предприятия в вопросах налогообложения требует регулярного оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления фактического пробега во время работы. В то же самое время, работникам разрешается ездить на автомобиле во внерабочее время при условии, что они будут заправлять транспорт и фактически никак не повышать расходы предприятия, отдавая автомобиль в том же состоянии. Также может практиковаться и перемотка одометра, если таковая может быть реализована, однако означенные действия имеют под собой еще меньше правовых оснований. Однако данные расхождения впоследствии могут вылиться в привлечение как работника, так и работодателя к ответственности по ряду различных причин, а если с автомобилем пройдет ДТП, то серьезные проблемы также могут возникнуть и у сотрудника, и у работодателя.
- Оформление приказа о предоставлении права использовать автомобиль в личных целях. В данном случае порядок использования транспорта предприятия его водителями должен предусматривать наличие определенной внутренней нормативной базы в виде локальных актов и правил внутреннего распорядка, непосредственно регулирующих рассматриваемые вопросы. При этом необходимо, чтобы работодатель обратил внимание на ряд дополнительных условий и аспектов подобного предоставления транспорта работнику, без учета которых также может состояться привлечение к ответственности одной из сторон взаимоотношений.
- Оформление договора аренды с сотрудником. Данный способ является наиболее простым с точки зрения оформления правоотношений, кроме того, он в некоторых случаях позволяет также реализовать и иные схемы использования автомобиля между предприятием и самим работником, что позволит снизить бюрократические затраты. Однако и в этом вопросе есть множество нюансов, которые должны быть учтены, а само оформление договора аренды должно в обязательном порядке учитываться в доходах предприятия, что также может быть негативным аспектом с точки зрения налогообложения.
- Оформление доверенности на работника. Данный способ является одним из наиболее простых с точки зрения обеспечения права управления транспортом предприятия и применения его в личных целях. Однако в этом случае работодатель должен быть уверен в своем работнике, так как привлечь его к ответственности в случае дорожного происшествия, порчи или повреждения имущества или просто перерасхода горюче-смазочных материалов предприятия будет практически невозможно.
Езда на служебном автомобиле в личных целях без оформления и ответственность за нее
С точки зрения законодательства, на транспорт, осуществляющий движение по инициативе какого-либо субъекта хозяйствования в обязательном порядке должен оформляться путевой лист, в котором должна также стоять отметка о медицинском осмотре водителя. При этом ситуации, когда работниками используется данный транспорт в нерабочее время не рассматриваются российскими законами в принципе. Ответственность же за езду без медосмотра или путевого листа является достаточно серьезной и может предусматривать до 100 тыс. рублей штрафа, налагаемого на юридическое лицо и до 500 рублей штрафа – на водителя.
Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц. В таком случае никаких оснований для привлечения к ответственности работодателя или работника не будет.
В целом же, отсутствие оформления может грозить как работнику, так и работодателю, а к его особенностям можно отнести:
- Отсутствие каких-либо бюрократических препятствия и необходимости оформления документов.
- Минимальный уровень правовой защищенности работодателя и работника.
- Высокие риски привлечения к ответственности при отсутствии необходимых документов.