Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Берем в аренду автомобиль с водителем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иначе дела обстоят с арендой транспорта с экипажем. В этом случае порядок оформления путевых листов стороны договоры определяют в договоре аренды. Если по условиям договора путевые листы оформляет арендодатель, арендатору потребуются копии, чтобы подтвердить расходы на оплату услуг аренды.
Подтверждаем затраты на авто, арендованное у работника
Внимание
Поскольку в рассматриваемой ситуации арендодатель является работодателем водителя и, соответственно, несет расходы по выплате заработной платы своему сотруднику, то в данном случае полагаем, что именно арендодателю целесообразно оформлять путевые листы на поездки автомобиля по распоряжению арендатора (постановления АС Московского округа от 12.05.2017 N Ф05-3596/17 по делу N А41-28801/2016, от 08.07.2016 г. N Ф05-8647/16 по делу N А41-47161/2015, АС Северо-Кавказского округа от 28.01.2016 N Ф08-10220/15 по делу N А61-1223/2015, постановления ФАС Уральского округа от 21.12.2010 N Ф09-10614/10-С5 по делу N А76-45677/2009-18-1170/208, ФАС Северо-Западного округа от 18.01.2008 N А56-15033/2007).Заметим, примерный перечень документов, которые понадобятся организации, арендующей транспортное средство с экипажем, приведен в письме УФНС по г.
Путевой лист для арендованного автомобиля
Основное отличие от предыдущего варианта – в этой ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производятся силами компании-арендодателя, поскольку у вас нет с ними трудовых отношений. Каким образом будет производиться этот учет, обычно подробно прописывается в договоре. Возможно, арендодатель потребует копии путевых листов или будет снимать показания спутниковых систем слежения.
Представим ситуацию, что у вас нет своих машин и вы берете автомобиль или автотехнику в аренду. Кто при этом оплачивает расходы на ГСМ? Вы сами. Нужно ли учитывать трудочасы водителя на арендованном авто? Несомненно. На ком лежит ответственность, если водитель не сможет представить сотруднику ГИБДД путевой лист? На компании, которая использует в данный момент автомобиль. Соответственно, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль? Очевидно, да.
Нужно ли выделять «чистую» аренду и плату за услуги вождения?
На основании ст. 632 ГК РФ финансисты считают, что плата по договору аренды ТС с экипажем состоит из двух частей, а именно из платы за аренду ТС и платы за услуги по управлению этим транспортным средством (Письмо от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780). Безусловно, в этом есть резон, хотя в названной статье не говорится об арендной плате, сформулирована только суть арендных отношений. При установлении размера арендной платы транспортной организации (арендодателю) следует руководствоваться общими нормами, предусмотренными ст. 614 ГК РФ. В ней нет указания на разделение арендной платы по составляющим (плата за аренду ТС и плата за услуги по его управлению и техническому обслуживанию).
Предложение чиновников есть не что иное, как разделение одного договора аренды на два отдельных договора: аренды авто и возмездного оказания услуг. Гражданское законодательство к этому не обязывает, мало того, оно предоставляет сторонам свободу в заключении договора, в качестве которого может быть выбран предусмотренный для этого случая договор аренды транспортного средства с экипажем. Для изменения правовой квалификации сделки у проверяющих должны быть веские основания, в их отсутствие проблематично доказать в суде, что стороны заключили два договора, а не один. Поэтому в принципе арендодатель и арендатор не обязаны вычленять из общей арендной платы платеж за аренду ТС и платеж за оказание услуг по управлению и эксплуатации. Хотя для налогообложения это не помешает, так как позволит бухгалтеру начислить налоги не сомневаясь (о чем будет рассказано далее).
Как часто выписываются путевые листы для служебного автомобиля
Напомним, формы путевых листов, в частности для легковых, грузовых автомобилей, автобусов (и т.п.), а также указания по их заполнению были утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — Постановление N 78). Указанным документом было предусмотрено, что путевые листы выдаются (выписываются) и действительны только на один рабочий день (или смену). Кроме того, пунктом 2 Постановления N 78 было предусмотрено, что ведение первичного учета с применением утвержденных форм путевых листов установлено для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
О порядке применения путевых листов специалисты Минфина России высказались в письме от 30.11.2012 N 03-03-07/51, в котором пришли к выводу о том, что профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно (Постановление N 78), а нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Приказа N 152).
Путевой лист грузового автомобиля: бланк 2022 (скачать бесплатно)
На практике довольно часто встречается ситуация, когда ломается одометр и нельзя заполнить «Показания одометра». В таком случае составьте акт о выявленных неисправностях (дефектах) объекта основных средств. Укажите в поле «Показания одометра» реквизиты акта. Также приложите документ, который подтверждает пройденное с неисправным одометром расстояние, рассчитанное в результате измерений.
Порядок оформления путевого листа грузового автомобиля в 2022 году очень важно соблюдать. Документ с неправильными реквизитами не позволит вам подтвердить количество израсходованного топлива для целей расчета налога на прибыль. Кроме того, инспекторы расценят действия водителя как поездку в личных целях, признают ее доходом в натуральной форме и потребуют удержать НДФЛ с такого дохода.
Обязанности по договору аренды автомобиля с экипажем
| Арендодатель обязан (безоговорочно): | Арендатор обязан (если иное не предусмотрено договором): | Члены экипажа обязаны подчиняться (п. 2 ст. 635 ГК РФ): |
| — поддерживать надлежащее состояние автомобиля, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ);
— обеспечивать нормальную и безопасную эксплуатацию автомобиля в соответствии с целями аренды, указанными в договоре (п. 1 ст. 635 ГК РФ); |
— нести расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией автомобиля, в т.ч. расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов (ст. 636 ГК РФ) | — распоряжениям арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации автомобиля;
— распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации автомобиля |
С помощью кадровых документов устанавливается кто, для каких целей эксплуатирует транспортное средство. К ним относят приказ о закреплении арендованного автомобиля за тем или иными сотрудником. В случае повреждения авто или ДТП ответственность перед компанией понесет сотрудник, указанный в приказе.
Приказ распространяется на все категории автомобилей, включая спецтехнику.
Приказы не имеют унифицированной формы, потому их составление лежит на плечах сотрудников организации. При этом оформить его можно как от руки, так и на компьютере.
Главный критерий этого документа — оригинальная подпись генерального директора компании или же его доверенного лица. Необходимость использования печати существует лишь в том случае, если она установлена в учетной политике компании. После составления бумага отправляется в журнал учета распорядительных документов.
Несмотря на отсутствие стандартизации, приказ должен соответствовать перечню требований. Так, в шапке нужно отразить:
- название организации;
- название и номер документа;
- город или населенный пункт;
- дату составления;
- обоснование для создание приказа.
При обосновании создания приказа следует отметить необходимость эксплуатации авто в интересах компании.
В основной части указывают:
- информация об авто (идентична той, что в договоре);
- должность и Ф.И.О. работника, за которым будет закреплен транспорт;
- лицо, ответственное за исполнение приказа;
- приложения к документу (акт осмотра и передачи ТС).
Форма путевого листа легкового автомобиля (2019 год)
Форма, по которой ИП и организации должны заполнять путевой лист легкового автомобиля (форма 3), утверждена еще 20 лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Именно этот унифицированный бланк действует до сих пор, хотя за эти годы в него было внесено множество различных поправок. Последнюю из них Минтранс России внес Приказом от 21.12.2018 № 467. Чиновники обновили требования к заполнению. Надо отметить, что этим Постановлением утверждены разные формы путевок, которые зависят от вида транспортных средств. В частности, отдельные бланки предусмотрены для:
- легкового транспорта;
- грузового транспорта;
- специального транспорта;
- такси;
- общественных автобусов;
- автобусов необщего пользования.
Поэтому организации и ИП должны выбирать бланк, соответствующий обстоятельствам.
В 2017 году Министерство транспорта РФ внесло изменения в требования по оформлению путевых листов, утвержденные Приказом от 18.09.2008 № 152. Изменения зафиксированы в Приказе № 476 от 07.11.2017 и Приказе № 141 от 06.04.2017 Минтранса РФ.
Приказ № 476 устанавливает, что с 15.12.2017 в реквизитах путевого листа должны быть указаны:
- ОГРН учреждения;
- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.
Реквизит необходимо заполнять, если обязательность предрейсового контроля предусмотрена законодательно. Для транспорта, выезжающего с места постоянной стоянки, такой предрейсовый контроль предусмотрен. Его порядок изменен по Приказу № 141, который вступил в силу 24.12.2017. Новые правила установили, в частности:
- требования к работникам, которые проводят проверку технического состояния;
- перечень систем, устройств, механизмов, агрегатов, приборов, узлов и деталей, которые подлежат проверке;
- реквизиты, которые должны быть отражены в журнале регистрации результатов предрейсового контроля.
Бизнесмены также должны знать о последних поправках, предусмотренных Приказом Минтранса от 21.12.2018 № 467, который действует с 01.03.2019. Изменения касаются отметки о прохождении медицинского осмотра. В частности, врачам разрешено не ставить соответствующий штамп, а ограничиться датой проведения осмотра, Ф.И.О., личной подписью. Кроме того, вводятся некоторые новые правила заполнения путевок:
- из порядка исключается срок действия таких документов (не превышающий 1 месяца), их предстоит оформлять до начала рейса или смены, если в течение этого времени водитель совершает несколько рейсов;
- если на одно ТС оформляется несколько путевых листов, то в документе водителя, который выезжает первым, нужно указывать дату, время и показания одометра при выезде, а данные при въезде должны фиксироваться в путевом листе водителя, который последним заедет на постоянную стоянку (парковку).
Путевой лист – первичный документ по учету работы автотранспорта и основание для начисления зарплаты водителю. Без этого документа принять к учету расходы на бензин не удастся.
Форму путевого листа можете разработать сами или использовать унифицированные. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты (п. 10 Порядка заполнения путевого листа).
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
Предлагаем вам скачать новые бланки путевых листов с 1 марта 2019 года для легковых автомобилей по унифицированной и собственной форме:
Далее предлагаем ознакомиться с изменениями в путевых листах с 1 марта 2019 года и посмотреть на образцы заполнения.
Что представляет собой договор аренды транспортного средства с экипажем
Такой договор оформляют, когда требуется взять на время в пользование чужое транспортное средство (далее — ТС) с водителем. Это может быть представительский автомобиль, автобус, яхта, трактор и т. п. Экипаж требуется, потому что нет времени (желания) его отдельно искать и нанимать либо его трудно найти (например, для управления яхтой нужны особые навыки).
В Гражданском кодексе РФ есть отдельный раздел, посвященный условиям такого сотрудничества. Называется он «Аренда ТС с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации» (ст. 632–641).
Особенности договора аренды транспортного средства с экипажем:
1. Не действуют общие правила аренды, предусмотренные ст. 621 ГК РФ:
- договор продлевается на неопределенный срок при условии сотрудничества после окончания периода его действия;
- арендатор имеет преимущественное право на заключение договора на новый срок.
Факт передачи ТС арендатор и арендодатель обычно фиксируют отдельным актом приема-передачи. Он составляется по следующей схеме:
1. Преамбула (как в договоре).
2. Информация о том, кто, что и кому передает, в т. ч. индивидуальные характеристики ТС, как в договоре (номер, цвет, марка и т. п.).
3. Состояние объекта (исправен или нет, имеются ли повреждения, дефекты и т. п.).
4. Сведения о передаче документов, оборудования, ключей (если что-то из этого передается).
5. Данные о количестве составленных экземпляров акта.
6. Подписи участников сделки.
Перед тем как подписать акт, стороны должны осмотреть ТС на предмет соответствия информации, изложенной в документе, фактическим обстоятельствам. Если найдены поломки и другие недочеты, это обязательно должно быть отражено в акте.
Обычно дата подписания акта является началом отсчета срока начисления арендной платы.
Зачем нужен путевой лист
Путевой лист является первичным бухгалтерским документом и необходим для бухгалтерской отчетности в части подтверждения расходов на топливо, учета отработанных водителем часов, начисления амортизации машин по пробегу и времени использования. А также для подтверждения по запросу сотрудника ДПС, что водитель в данный момент едет не по частным делам, а находится при исполнении трудовых обязанностей.
За отсутствие такого документа предусмотрен штраф в размере 500 рублей или предупреждение инспектора (ст. 12.3 КоАП РФ).
Путевые листы обычно выписывают или специальные сотрудники отдела логистики (диспетчеры), или сотрудники отдела бухгалтерии. Бланки путевых листов существуют для каждого вида транспорта в зависимости от габарита и функции и продаются в канцелярских магазинах. Можно также установить специализированную программу, которая предназначена для отслеживания движения и печати бланков путевых листов.
Как правильно заполнить путевой лист на арендованный автомобиль
Порядок заполнения путевого листа арендованного автомобиля и автомобиля, находящегося на балансе организации, практически не различается. Подробную инструкцию приводит Приказ Минтранса России № 152.
Есть один небольшой нюанс, если вы арендуете автомобиль с экипажем: в этом случае штамп о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре должна ставить компания-арендодатель, так как фактически водитель является не вашим сотрудником. Соответственно, вы не несете ответственность за охрану его труда и здоровья. Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему.
В остальном путевой лист заполняется как обычно. Предлагаем образец заполнения путевого листа на легковой автомобиль. А также образец заполнения для грузового транспорта. Удобнее всего использовать унифицированные формы путевых листов, в зависимости от типа транспорта и его функций, утвержденные Постановлением Госкомстата № 78. Они не навязываются законодательно, однако эти формы наиболее полные и заполнять их проще, чем выдумывать собственные бланки.
Обратите особое внимание на то, что не все формы бланков путевых листов имеют указанное место для штампа медицинского осмотра. Но это не означает, что его проставлять не обязательно. Статья 23 Закона № 196-ФЗ обязывает иметь такую отметку в путевом листе.
Если генеральный директор управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам, обязан ли он проходить предрейсовый медосмотр?
В соответствии с абзацем 3 пункта 3 статьи 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств.
По мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление Верховного Суда РФ от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
Есть и противоположные мнения судов о том, что предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).
Исходя из сказанного безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.
Нужно Ли Составлять Путевой Лист Директору Если Машина В Лизинге В 2022 Году
По новым правилам компания обязана оформлять путевой лист каждый раз до выезда автомобиля с места постоянной стоянки. Путевой лист на несколько дней можно будет выписать в том случае, если водитель выезжает в длительный рейс. Такие изменения в порядок заполнения путевых листов Минтранс внес приказом от 21.12.2022 № 467. Организация может передать автомобиль, полученный по договору лизинга, в сублизинг директору-учредителю. Но лизингодатель должен дать на это письменное согласие. Кроме того, договор сублизинга не может быть заключен на срок, превышающий срок самого договора лизинга. После выкупа автомобиля и получение его в собственность организация имеете право оформить договор аренды с директором без ограничений. Но безопаснее если арендная плата будет соответствовать рыночному уровню.