Инструкция по составлению гарантийного письма по оплате задолженности

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по составлению гарантийного письма по оплате задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Поскольку это официальный документ, не следует использовать непринужденные выражения (сленг, просторечие). Нет необходимости подробно описывать события, которые привели к преждевременному переводу средств. Укажите суть или перейдите к делу. В гарантии должна быть указана точная сумма и дата перевода.

Ответственность за выполнение гарантий

В гражданском законодательстве РФ не содержится каких-либо норм, подразумевающих ответственность отправителя гарантийного письма за невыполнение оговоренных им сроков исполнения обязательства.

В случае непреодолимых разногласий сторонам придется в любом случае обращаться в суд, с соблюдением претензионного порядка. И уже в ходе судебного разбирательства гарантийное письмо может быть расценено как доказательство наличия задолженности, либо как оферта на изменение сроков исполнения обязательства или же, как одобрение сделки.

Гарантийное письмо не является официальным обязательством, и надежных правовых гарантий такой документ не предоставляет, однако оно принимается судами и успешно используется в коммерческой деятельности. Такая форма деловой переписки является скорее знаком серьёзности намерений и подтверждение принятых ранее обязательств.

На гарантийное письмо распространяются все те же базовые требования по оформлению, которые предъявляются к обычным служебным письмам. Какие же дополнительные требования возникают при оформлении такого специфического документа?

Самое основное – это требование к подписанту. Поскольку документ выступает частью сделки, то и полномочия на его подписание есть только у лиц, полномочных на заключение договоров. Гарантийные письма должны подписываться генеральным директором (или иным лицом на основании доверенности). Неуполномоченные лица ничего гарантировать от имени организации не могут, а значит, несмотря на название, подписанные такими лицами письма гарантийными не станут. В этом отношении гарантийные письма ничем не отличаются от договоров, заключаемых организацией.

Так же как они не отличаются и в части требований к подписанию со стороны главного бухгалтера и проставлению печати на документе. Вообще, подпись главного бухгалтера на таких письмах – это откровенные отголоски советской системы учета, впоследствии частично имплементированные в российскую практику. В СССР и ранней России, по сути, действовала система «двух ключей»² в отношении финансовых обязательств, бухгалтерского и налогового учета. Наиболее полное отражение эта практика нашла в «Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»³. В абз. 3 п. 14 этого документа написано: «Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению… Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту». Однако данный документ может применяться к текущим отношениям только в части, не противоречащей более позднему законодательству⁴.

Текущая же редакция Закона о бухгалтерском учете^{Прим. ред.: При этом норма абз. 3 п. 3 ст. 7 ранее действовавшего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» о том, что «Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению», утратила силу с 01.01.2013 (дата, когда вступил в силу ныне действующий Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», здесь и далее именуемый Закон о бухгалтерском учете).»>5} для действительности всех типов денежных и расчетных документов, относящихся к бухгалтерскому учету, требует наличия подписи «лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события»⁶. При этом ни о какой действительности самих обязательств речь не идет. Что называется, «почувствуйте разницу». Поскольку само гарантийное письмо по общему правилу не является первичным документом бухгалтерского^{Прим. ред.: В письме Минфина России от 25.07.2019 № 07-01-09/55572 обращено внимание на то, что Законом о бухгалтерском учете установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, но не установлены конкретные виды документов, которые должны применяться в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни. Формы таких документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. А это значит, что если гарантийное письмо содержит все необходимые реквизиты первичного учетного документа и при этом его форма утверждена в организации в установленном порядке, то для целей бухгалтерского учета оно признается первичным учетным документом.»>7} и налогового учета, а лицом, оформляющим сделку от имени организации, выступает генеральный директор (или иной человек, уполномоченный выданной им доверенностью либо так же действующий на основании учредительных документов), то необходимости подписи главбуха в гарантийном письме нет (по крайней мере, по общим правилам действующего законодательства).

Теоретически организация может на своем уровне регламентировать необходимость второй подписи главбуха на документах о заключении крупных сделок. Но практически для этого обычно используют другой механизм – одобрение таких сделок органами управления организации (общим собранием, советом директоров, единственным участником – как видите, это опять же не главбух).

Печать – во многом еще один рудимент родом из СССР: если на подписи стоит печать, значит, документ «прямо самый настоящий». Тот факт, что с «диким капитализмом» пришла возможность делать печати по оттиску практически на каждом углу, в расчеты изначально как-то не принимался. Но потом советскую привычку к этим синим «штампикам» стали выдавливать из делового оборота. Законодатель и судебная практика долго и старательно внушали предпринимателям мысль о первичности подписи над печатью.

Может ли гарантийное письмо заменить договор?

Этот вопрос является ключевым. Зная четкий ответ, вы сможете понять, когда нужно заключать общий договор, а когда использовать другую документацию для обозначения взаимных обязательств. В соответствии с пунктом 2 статьи 432 ГК РФ, для заключения договора нужно выполнить три условия:

• составить оферту, в которой будет прописаны основные условия взаимного сотрудничества;
• направить оферту другой стороне;
• получить положительный ответ от лица, которому направлена оферта (акцепт).

Гарантийное письмо, в данном случае, может быть составляющей договора (офертой или акцептом). В законодательстве РФ такого термина как «гарантийное письмо» нет. Там есть лишь информация о правилах заключения договоров и некоторые рекомендации, которые появились на основе судебной практики. Вот несколько советов, которые были сформулированы во время совещаний по судебно-арбитражной практике:

1. В соответствии со статьей 329 ГК РФ, исполнение обязательств, данных одной из сторон, может быть обеспечено в том числе гарантийным письмом, если таковое предусмотрено законом или основным договором.
2. Гарантия является дополнением к основному обязательству. Если договор составлен, гарантия может его дополнять. Если договора нет, гарантия должна быть составлена по всем правилам, содержащимся в законодательстве РФ.
3. Договор-гарантия — это письменный документ. Одна сторона таковую гарантию направляет, вторая должна дать ответ, что принимает условия.

Есть случаи, когда у сторон просто нет возможности оформить классическую документацию. Например, в случае недостатка времени для составления договора и его подписания. Тогда допускается использовать гарантийное письмо как оферту, акцепт и дополнительное соглашение, в котором меняются некоторые условия договора.

Сразу отметим, что гарантийное письмо об оплате задолженности составляют в свободной произвольной форме. Какого-либо рекомендованного его бланка тоже нет, поскольку невозможно предусмотреть все нюансы вашей долговой ситуации.

Обычно в гарантийном письме об оплате указывают, помимо общих реквизитов и данных о юридическом лице (ИП):

• размер долга;
• основание его возникновения (договор ГПХ и т. п.) и его реквизиты;
• причину и/или обстоятельства невозможности провести оплату полностью и в изначальный срок;
• обещание погасить задолженность;
• новый срок погашения долга – точная дата или график.

Гарантийное письмо об оплате включает

1. Часто (т.е. в отдельных случаях можно пропустить) просьбу о нужных действиях (например, просим забронировать номер …).

2. Юридически значимую фразу-обязательство следующего образца: «оплату чего-либо (например, аренды помещения …) гарантируем», «гарантируем нечто (например, оплату расходов …)» или «ООО «Название» гарантирует …».

3. В конце письма банковские реквизиты.

4. Подписи руководителя и главного бухгалтера.

5. Печать.

Форма гарантийного письма не должна содержать название «Гарантийное письмо» посередине над текстом. В практической деятельности такое встречается не редко, хотя это не соответствует требованиям делопроизводства. Юридическое значение имеет обязательство в тексте о гарантии – смотрите выше пункт 2.

Если есть необходимость постоянно составлять однотипные формы писем, то целесообразно в организации создать унифицированный образец гарантийного письма об оплате.

Как написать гарантийное письмо на оплату

Гарантийное письмо — это документ, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары или услуги без срыва поставок. В статье рассмотрим, как составить его правильно, а также приложим образец гарантийного письма по оплате.

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.

Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).

Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Понятие гарантийного письма

Гарантийное письмо представляет собой письмо о намерениях. Но это не договор, и даже не предварительный договор. Гарантийное письмо лишь обеспечивает исполнение некоторых обязательств. Еще одной формой применения документа можно считать использование гарантийного письма в качестве договора поручительства.

Такая форма призвана обеспечить гарантию исполнения каких-либо обязательств. Но так как гарантийное письмо нельзя считать договором с юридической точки зрения, оно не обязует стороны исполнять свои обязательства.

Несмотря на отсутствие института гарантийного письма в ГК РФ и расплывчатость формулировок в ГК относительно этого документа субъекты гражданских правоотношений уже давно составляют гарантийные письма. Это удобнее, чем заключать полноценный договор. Кроме того, существуют определенные требования к самим документам, правила их составления, а также судебные прецеденты относительно применения гарантийных писем на практике.

Суть гарантии и когда она подается

В наше время в современном деловом мире между партнерами (организациями, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами) выстраиваются деловые отношения, основанные на товарно-денежном обмене. Для упорядочения данных взаимоотношений существует деловая переписка, формой одной из таких являются гарантийные письма.

По своей сути гарантийное письмо представляет собой документ, подтверждающим выполнение в будущем взятых на себя обязательств, таких как: оплата долга, выполнение работ, оказание услуг, поставка товаров и т. д. Должник может написать гарантийное письмо, в котором уверить в скорой оплате имеющейся задолженности в определенные сроки.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Какие гарантии содержит документ?

В зависимости от контекста, гарантийное письмо может приниматься в качестве оферты или акцепта, с его помощью можно как изменить условия договора, так и одобрить сделку и т.д. Чаще всего этот документ содержит условие совершения оплаты в отсроченный срок по ранее взятому на себя обязательству. К письму также часто прилагается график погашения задолженности.

Если в гарантии просто подтвердить свою обязанность, к примеру, оплатить аренду, то это будет простое «признание задолженности», которое прерывает течение срока исковой давности, что соответствует положениям статьи 203 Гражданского кодекса Российской Федерации». Однако, при условии установления в ней нового срока, в который арендатор обязуется совершить платеж (или графика погашения задолженности), такое письмо может быть признано офертой.

Если гарантийное письмо не содержит пункты о дополнительных санкциях (более выгодных для арендодателя) за неоплату или просрочку оплаты аренды, то на письмо арендатора письменно отвечать не стоит.

Если получатель письменно согласится с условиями гарантийного письма, то суд может прийти к выводу, что сторонами изменен срок оплаты. Судья может признать гарантийное письмо офертой, а письменное согласие – акцептом.

В таком случае арендодатель рискует лишиться права на взыскание пени и процентов по статье 395 Гражданского кодекса РФ, которые накопятся до нового дня оплаты (установленного в гарантийном письме).

Кроме того, до этого дня не получится отказаться от договора аренды, так как не будет основания.

Если же письменный ответ не направлять, то такого риска не будет. Отправитель гарантийного письма не сможет сослаться на то, что стороны изменили порядок оплаты. Арендодатель сможет взыскать неустойку за просрочку или проценты по соответствующей статье ГК РФ с момента, который указан в договоре аренды, а не в гарантийном письме.

Рассмотрим другую ситуацию, когда гарантийное письмо содержит условие о дополнительных санкциях за неоплату или просрочку оплаты аренды. Необходимо сравнить новые санкции с теми, которые уже устанавливает договор. Если новые окажутся более выгодными, то имеет смысл письменно ответить на гарантийное письмо согласием.

Образец гарантийного письма об оплате аренды помещения

Подобная возможность закреплена сразу в нескольких статьях Гражданского кодекса, а именно в 619, 715, 723, а также в 480, где говорится о допустимости использования данного документа для получения отсрочки для полного устранения возможных нарушений по обязательствам, предусмотренным договором.

Прежде всего следует знать, что гарантийное письмо – это особое деловое некоммерческое письмо, которое содержит в себе гарантию, другими словами подтверждение выполнения каких-либо действий, оплаты или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за выполненные работы, поставленную продукцию, оказанные услуги, гарантию качества и другое. Можно с уверенностью сказать, что гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо часто отправляется после получения претензии и является одним из способов урегулировать спорный вопрос.

Виды и формы гарантийных писем

Письменные гарантии можно классифицировать по видам и формам.
Если говорить об основных видах ГП, то их существует три: оферта, акцепт и дополнительное соглашение.
Письмо-оферта является частью договора и содержит все его существенные параметры: наименование товара/услуги, сроки и т.д. Оно направляется одной из сторон сделки своему контрагенту с целью договориться об изменении условий взаиморасчетов.
Письмо-акцепт – документ, который фиксирует согласие второй стороны договора принять оферту. В нем должно быть не просто обозначено согласие с офертой, но и прописан порядок действий для выполнения сделки.
Чтобы более полно описать все условия договора, к нему составляется дополнительное соглашение. Оно, как следует из названия, восполняет неизбежные в ГП пробелы в существенных пунктах (порядок расчетов, ответственность сторон и т.д.).
Классификация по формам ГП разделяет их в соответствии с целями, самыми распространенными из которых являются:

• покупка товаров
• оплата оказанных услуг
• расчет за выполненные работы
• аренда помещения
• погашение задолженности
• документы для налоговой инспекции.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

• Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, можно использовать для оплаты товаров, услуг, работ либо же направить на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
• Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо можно составить, если существует вероятность нарушения сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
• Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо вправе взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
• Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
  • студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
  • сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
  • освобожденные заключенные, встающие на учет в ЦЗН (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).

Как составить бланк юридическому лицу

Если гарантия составляется юридическим лицом, следует распечатать ее на фирменном бланке организации. Как правило, на нем уже проставлено наименование, а также реквизиты компании. Содержатся там и контактные данные, в том числе адрес, телефон и электронная почта.

Как уже отмечалось, единой формы здесь не предусмотрено. Однако на бланк распространяются все правила деловой переписки.

Составляется документ по следующему плану:

1. Исходящий номер.
2. Дата составления.
3. Реквизиты организации-адресата: полное название, данные руководителя, банковские счета.
4. Основной текст гарантии. Здесь может быть указано, что компания гарантирует проведение оплаты в размере ХХ рублей в срок до ХХ.ХХ.ХХ года.
5. Печать фирмы.
6. Подпись руководителя и главного бухгалтера.

Похожие записи:

• Россияне познакомились с новыми правилами Почты России
• Калькулятор госпошлины в суд общей юрисдикции
• Работа на полставки в 2022 году