Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основным изменением в электронном кадровом документообороте в 2023 году стало введение единых требований к формату кадровых документов в электронном виде, установленным приказом Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н.
С чего начать переход на кадровый ЭДО?
Начало перехода на новую систему ведения кадрового документооборота должен ознаменовать внутренний приказ по организации (ст. 372 ТК РФ), в котором в обязательном порядке должны быть обозначены следующие моменты:
- Наименование информационной системы, при помощи которой планируется ведение кадрового ЭДО.
- Алгоритм действий, разработанный для взаимодействия работодателя и работников при использовании системы.
- Список кадровых документов, которые планируется перевести в электронный вид.
- Список категорий сотрудников, по отношению к которым будет применяться кадровый ЭДО.
- Дата, начиная с которой организация переходит на цифровую систему ведения документооборота, и сроки, в которые организация обязуется уведомить всех заинтересованных сотрудников организации.
- Сроки, в которые необходимо осуществлять создание, подписание и ознакомление с электронными документами.
- Инструкция, согласно которой будет происходить ознакомление с новой системой и обучение сотрудников ее применению.
- Исключительные моменты, при которых организация сохраняет прежний (бумажный) документооборот.
- Алгоритм взаимодействия руководства компании с представителями работников. (Этот пункт повторяется).
Кто должен заниматься кадровым учетом
В зависимости от численности работников предприятия и его финансовых возможностей организация кадрового делопроизводства может осуществляться как отдельными его работниками, так и отдельными структурными подразделениями. Вы можете вести кадровый учет:
- Непосредственный руководитель компании. Этот метод чаще всего используется в молодых компаниях с небольшим штатом (до 20-25 человек).
- Специалист отдела кадров. Сотрудник может быть принят на работу по трудовому договору или по договору аутсорсинга.
- Сотрудник на неполный рабочий день. Нередко обязанности по ведению кадрового учета возлагаются на действующих сотрудников – бухгалтера, секретаря, офис-менеджера и т д. При выборе этого варианта крайне важно оформить работу по совместительству в соответствии с ТК РФ. (статьи 60.2 и 151) — необходимо получить письменное согласие работника на выполнение дополнительных работ, назначить ему соответствующую доплату, а также обеспечить, чтобы выполнение дополнительной работы не приводило к увеличению продолжительности рабочего времени день.
- Кадровая служба. Это специальное подразделение, созданное специально для решения вопросов кадрового делопроизводства.
Унифицированные формы по учету кадров
Важнейшие унифицированные формы кадрового учета:
- Т-1 «Приказ о приеме на работу работника».
- Т-2 «Карточка работника, свои данные».
- Т-3 «Мэннинг».
- Т-4 «Карта оформления научной, научно-педагогической работы».
- Т-5 «Приказ о переводе работника на другую работу».
- Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику».
- Праздничный план Т-7».
- Т-8 «Приказ о расторжении трудового договора с работником».
- Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку».
- Т-10 «Поездочный сертификат».
- T-11 Положение о стимулировании работников».
- Т-1а «Указ о приеме на работу работников».
- Т-2ГС (МС) «Личная карта государственного (муниципального) служащего».
- Т-5а «Приказ о переводе работников на другую работу».
- Т-9а «Приказ о направлении работников в командировки».
- Т-11а «Указ о поощрении трудящихся».
- Т-10а «Служебное задание на направление в командировку и отчет о выполнении».
- Т-6а «Приказ о предоставлении отпуска работникам».
- Т-8а «Приказ о расторжении трудового договора с работниками».
Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля
- Прежде чем брать кадровую документацию, заполните специальные льготы (можно использовать порталы Консультант+ или Гарант). Это действующий регламент.
- Здесь необходимо учитывать учредительные деловые бумаги организации. Начать нужно будет с назначения директора компании. Изучите устав самой организации (здесь порядок приема на работу директора, оклад, трудовые книжки и т.д.)
- Какие документы необходимы работодателю?
- Правила внутреннего распорядка работы, штатного расписания компании.
- Расписание всех праздников, трудовые книжки, а также отдельные трудовые договоры.
- Книга по учету движения трудовых книжек и вложений в нее, а также специальная книга, где фиксируются доходы и расходы.
- Табель учета рабочего времени, трудовая книжка (личная), форма расчетной бумаги, которая утверждается руководителем компании.
- Деловые документы по обработке персональных данных работников, платежных ведомостей и всех заказов и т.д.
- Процесс становления режиссером. Из решений учредителей вы узнали дату, когда директор вступил в должность и приступил к исполнению своих обязанностей, поэтому дата в итоге не должна отличаться. Затем составляется трудовой договор.
- Создание основных правил плана работы в организации, а также штатного расписания и других локальных действий (используйте для этого специальную программу). Самое главное проверить все на наличие опечаток или ошибок!
- Здесь заполняем бланки трудовых договоров с работниками и другую документацию (там уже должны быть сведения о должностях, заработной плате и рабочем времени).
- Необходимо учитывать задачи по ведению самих трудовых книжек (кроме директора еще никого не нанимали, поэтому вся ответственность за ведение трудовых книжек лежит на нем).
- Уже идет процесс найма новых работников.
Изменения по налогам в 2023 году
Правки по налогам не столь глобальные, за исключением, введения единого налогового платежа (ЕНП), который подразумевает оплату всех налогов одной единой платежкой в срок до 28 числа.
Под этим понимается, что у каждой организации или ИП будет свой единый счет, и до 28-го числа налогоплательщик должен одной платежкой с указанием ИНН и суммы, перевести денежные средства на свой счет ЕНП, а налоговый орган, по аналогии со страховыми взносами, распределит ее по всем соответствующим налогам, которые уплачивает налогоплательщик, на основании сданных деклараций.
Это касается:
-
всех налогов и сборов, в том числе НДФЛ за работника;
-
авансов по налогам;
-
страховых взносов, кроме взносов от несчастных случаев;
-
пени, штрафов, начисленных ИФНС.
С чего начинается кадровый учет в новой организации?
Организацией кадрового учета состоит из нескольких шагов. Краткая инструкция по организации кадрового учета на предприятии:
-
Организация кадрового делопроизводства. На настоящий момент нет утвержденной инструкции по кадровому делопроизводству: каждая организация действует по-своему. Как правило, начинать нужно с изучения нормативно-правовой базы и подготовки специалиста, который разбирается в законах и инструкциях.
-
Создание базы локальных нормативных актов. В рамках уставной документации необходимо оформить трудовые договора с директором, а также издать указ о приеме его на работу на основании утвержденного собственниками организации протокола. Последующие шаги – это составление перечня кадровых документов, участвующих в делопроизводстве, и утверждение их форм у директора.
-
Разработка документов для принятия сотрудников на работу. Подготовка формы трудового договора — ответственная задача, поскольку он регулирует трудовые отношения с работниками и при спорных ситуациях участвует в судебных разборках. Поэтому рекомендуется тщательно изучить обязательные условия трудового договора. Также необходимо разработать проекты документов для учета отпусков, проект штатного расписания, должностные инструкции и пр.
-
Назначение ответственных по кадрам лиц. В рамках этого шага нужно назначить специалиста, ведущего учет и хранение трудовых книжек сотрудников, ответственного специалиста организации, отвечающего за организацию обработки персональных данных, специалиста по воинскому учету и ответственного за решение задач гражданской обороны. Также назначается ответственный за охрану труда, подачу сведений в службу занятости, сдачу отчетности по сотрудникам, ведение табеля учета рабочего времени. Это может быть как один специалист, так и группа.
-
Принятие сотрудников на работу. На каждого специалиста создается пакет документов при поступлении. Как правило, это приказ о приеме на работу, трудовой договор, должностная инструкция, трудовая книжка (оформляется новая или ведется старая), персональная карточка, согласие на обработку персональных данных и пр.
Какими знаниями должен обладать кадровик в 2023 году?
Итоги:
- Основополагающий нормативный акт – ТК РФ. Также стоит учитывать специфику деятельности компании, прочие факторы. Тогда понадобятся знания «узких» нормативных актов. Также нужно уметь отслеживать судебную практику, изменения в трудовом законодательстве, знать правовые прецеденты в области кадровой науки.
- Практически наизусть нужно выучить Постановление Госкомстата № 1. В нём указаны все шаблонные формы. Которые так необходимы кадровику при работе – приказы, штатное расписание и иное.
- Надо точно знать, какие локальные акты должны быть на каждом предприятии. Если их нет, необходимо заняться их разработкой, составлением, согласованием и утверждением. Не стоит браться за эту работу одному. Рекомендуется обратиться к работодателю с просьбой собрать рабочую группу, которая и будет этим заниматься.
- Отдельное внимание стоит уделить соответствию ЛНА законодательным требованиям. Если они ущемляют основные права трудящихся, их нельзя применять. Об этом нужно уведомить руководство. В противном случае, проверяющие могут наложить штрафные санкции на руководство и юридическое лицо.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Какие документы должны быть у работодателя
В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:
- Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
- Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
- Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
- Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
- График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
- Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
- Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
- Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
- Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
- Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
- Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
- Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.
Журналы, связанные с безопасностью
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
- Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
- Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
- Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
- Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
- Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Какие журналы должны быть в отделе кадров в обязательном порядке 2021
До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.
В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.
К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.
Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:
-
исполнение работодателями законодательства о труде;
-
соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;
-
расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.
При проверке инспекторы затребуют:
-
организационно-распорядительные документы;
-
внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;
-
документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;
-
трудовые договоры и допсоглашения к ним;
-
трудовые книжки;
-
приказы по личному составу, личные карточки;
-
документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;
-
документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.
Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.
Также в конце года подведите итоги:
-
по квотам рабочих мест для инвалидов;
-
по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).
Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).
Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.
Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.
Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.
Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.
Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).
* * *
Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.
Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.
Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:
- Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
- Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
- Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
- Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
- Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
- Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
- Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
- Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.
Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.
Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.
Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:
- Учета выбросов в атмосферу.
- Учета потребления воды и ее отведения.
- Книга движения отходов.
Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
- Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
- Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
- Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
- Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
- Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.
Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.
Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.
Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2021 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.
- регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
- ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
- оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
- выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
- оформление и регистрация приказа в книге учета;
- заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
- передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.
Предоставление отпусков работников осуществляется на основании графика отпусков, в наши услуги входит:
- Формирование ежегодного графика отпусков работников;
- Внесение изменений в график отпусков;
- Приказ на отпуск (очередной, дополнительный);
- Приказ на отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком.
Инвестируйте в лидеров
Ни для кого не секрет, что руководитель может легко создать или разрушить мотивацию подчиненного. Поэтому влияние менеджера и его лидерский потенциал не следует упускать из виду, а наоборот надо развивать и улучшать. Это напрямую связано с удовлетворенностью и эффективностью всего персонала.
Согласно отчету Gallup, «менеджеры ответственны за 70% вовлеченности сотрудников». Это подтверждает, что руководители являются самым влиятельным фактором вовлеченности сотрудников и их производительности на работе. Также исследования показывают, что 49% управленцев (до 80% в мелком и среднем бизнесе) сообщают, что они никогда не получали достаточного обучения управленческим навыкам для достижения успеха в своей работе.
Таким образом, сделайте обучение управленцев в вашей компании постоянным элементом вашей HR стратегии. Инвестируйте в образование и повышение квалификации ваших управленцев и это повысит общий уровень эффективности процессов в вашей компании.
Обязательные кадровые документы
В каждой организации, где имеются наёмные сотрудники, в должном порядке требуется присутствие обязательных документов по учёту кадров (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Обычно во время проверок их запрашивают уполномоченные органы: Государственная инспекция труда РФ, Пенсионный фонд РФ и т.д. Вот перечень таких документов:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
- График отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
- Журнал о прохождении инструктажей (ст. 212 ТК РФ);
- Инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
- Положение о персональных данных (ст. 88 ТК РФ);
- Положение об оплате труда (ст. 69 ТК РФ).
Данный перечень не является исчерпывающим. Это фундаментальный минимум, который обязательно должен быть у вас в организации. Если данные документы отсутствуют, компании могут назначить штраф.
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
- формируемые в момент устройства человека на работу;
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
В первую группу входят:
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- различные акты и уведомления.