Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Требования к оформлению отчёта по ф.4-ФСС для использования сервиса:». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основные группы ошибок – это ошибки с оформлением электронного файла и его заверением электронной подписью и ошибки с проведением расчетов. В первом случае организация получит отказ в принятии отчета, и его придется переделывать, устраняя допущенные недочеты. Это отнимает время, а затем отчет придется подавать повторно. Если шлюз ФСС для сдачи отчетности выйдет из строя именно в этот момент, есть большой риск просрочить сдачу и получить штрафные санкции.
Возможные ошибки при отправке данных
В приказе детально обозначены ошибки, которых необходимо избегать при заполнении электронного документа:
- На документе стоит подпись неуполномоченного лица.
- Сертификат просрочен. Он утрачивает силу спустя год, и его необходимо получать заново.
- Файл с отчетом имеет не тот формат. Этот вопрос необходимо уточнить заранее.
Если же организация допускает ошибки в расчетах, отчет будет считаться сданным вовремя, но через определенное время плательщик получит квитанцию с указанием допущенных неточностей. Шлюз ФСС отправки реестров, проверки и контроля позволяет заранее отправить отчетность, чтобы своевременно устранить возможные ошибки и избежать их в дальнейшем. После исправления необходимо отправить в ФСС повторный электронный отчет, однако датой принятия остается дата отправки первой версии.
С учетом возможных технических неполадок и проблем с оформления электронной подписи рекомендуется заранее озаботиться подготовкой документа в электронной форме и его отправкой. Возобновление электронной подписи и решение иных проблем отнимает немало времени, поэтому лучше заранее предотвратить штрафы и другие санкции от контролирующих органов. Возможность сдачи отчета в электронном виде значительно ускорила и упростила процесс взаимодействия с фондом социального страхования.
Основные понятия и термины
Приступая к работе со шлюзом отчетности, с инструкциями, предоставляемыми страхователям Фондом, необходимо знать терминологию, используемую при обмене учетными данными.
Фонд — ФСС.
Страхователь – физическое лицо или организация, обязанные предоставлять в ФСС отчетность в соответствии с действующим законодательством.
Уполномоченный представитель – ИП или организация, наделенные полномочиями сдачи отчетности от имени страхователя.
Участники ЭДО (электронного документооборота) – организация (ее представитель) и Фонд.
Удостоверяющий центр (УЦ), аккредитация УЦ – организация либо ИП, работающие с сертификатами ключей ЭЦП, создающие, выдающие эти сертификаты. Получают такое право по итогам аккредитации, то есть признания законности своей работы на федеральном уровне. ФСС также имеет свой УЦ.
Электронная подпись (ЭП), ключ электронной подписи, ключ проверки ЭП – аналог физической подписи представителя организации, как правило, ее руководителя. ЭП создается с помощью ключа, уникального ряда символов. Проверяется с помощью другого уникального ключа – проверочного, жестко связанного с ключом самой ЭП.
Сертификат ключа проверки ЭП – документ от удостоверяющего центра либо его доверенного лица, подтверждающий, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата.
Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП – сертификат, созданный УЦ, прошедшим аккредитацию, либо федеральным исполнительным органом, имеющим такие полномочия.
Средства ЭП – средства и приемы шифрования, позволяющие организациям работать с ЭП.
Электронный документ и документооборот – документ определенного электронного формата и их совокупность. Заверяется ЭП.
Расчет, файл расчета, идентификатор файла – ежеквартальный отчет по взносам в ФСС и расходам на социальные выплаты организации, его электронный файловый вариант и уникальный номер, присваиваемый системой этому файлу.
Квитанция о получении расчета (с ошибками или без них) – электронный документ, заверенный электронной подписью Фонда, в котором зашифрован сданный организацией отчет. Может указывать на ошибки в показателях отчета, с их описанием, если таковые имели место. Содержит и информацию о предыдущих отправках отчета.
ПО – специализированные программы, используемые при передаче данных.
Протокол проверки – информация об обработке отчетности, ее этапах и результатах.
Шлюз приема расчетов – сайт ФСС, на который организации загружают отчеты и работают с ними, взаимодействуют с органом ФСС в процессе сдачи отчетности.
Хранилище электронных документов – место на шлюзе, где хранится весь электронный документооборот, передаваемый с его помощью.
(По тексту приказа ФСС №19 в ред. от 11-09-17).
Прямой обязанностью работодателя является не только направление электронных писем с реестрами листков по временной нетрудоспособности, но и правильное их заполнение – это важно для получения пособия в дальнейшем.
Передача в электронной форме, через шлюз отправки больничных листов в ФСС, осуществляется в случае, если в компании трудоустроено не более 25 человек. В ином случае, документ может передаваться после подписи как в электронной, так и бумажной форме.
В тех регионах, которые были введены в программу, бухгалтер должен получить от работника бумажный документ, выданный в медицинском учреждении. Затем, осуществляется формирование данных на основании бумажного документа, и их оцифровка.
Официальное название программы – реестр сведений. Ставится электронно – цифровая подпись, после чего документ передается в приемный шлюз ФСС, откуда данные будут распределяться в системе.
После обработки документа шлюзом бухгалтеру снова приходит письмо, с готовым результатом. Если это будет квитанция, значит, документ прошел проверку и был передан для дальнейшего рассмотрения в Фонд социального страхования.
Как работать со шлюзом приема отчетности в ФСС
Существует возможность предоставления отчетности разными способами:
- обратившись в отделение Фонда лично;
- поручить обращение в отделение Фонда доверенному лицу;
- отправить отчет по почте с описью вложения;
- сдать отчет в электронном виде.
Последний способ имеет ряд особенностей и преимуществ. Существует несколько вариантов сдачи отчетности ФСС электронно: через представителя; через электронного оператора, например, «Тензор», и др.; с помощью так называемой облачной бухгалтерии; непосредственно на сайте ФСС.
Сдача отчетности через официальный сайт ФСС – способ наиболее простой и выгодный:
- отсутствует необходимость покупки дополнительного дорогостоящего п/о и затрат на его обслуживание, оплаты «облачных» сервисов;
- связь с Фондом осуществляется оперативно;
- отчетные данные не попадают в руки третьих лиц, обмен идет только между Фондом и работодателем;
- сдавать отчеты можно, находясь в офисе, рационально используя рабочее время;
- готовая отчетность хранится в виде файлов непосредственно на портале ФСС, возможность ее утраты практически исключена.
Основной принцип передачи данных
Чтобы направить реестры и больничные через шлюз ФСС, страхователю необходимо зайти на сайт Фонда. В специальное окошко нужно загрузить готовые документы, заверенные электронной подписью. Далее страхователь должен подтвердить загрузку, нажав специальную кнопку.
С этого момента загруженные реестры и листки нетрудоспособности поступят на шлюз ФСС. Ход проверки можно наблюдать на странице сведений о переданных документах. Для этого нужно ввести регистрационный номер страхователя. В специальном поле отразятся данные по переданным документам: статус, результат, квитанция, дата загрузки и обработки.
При обнаружении ошибок пользователь увидит соответствующий статус. Придется исправить недочеты и отправить документы заново через шлюз ФСС для приема реестров больничных.
Специально для всех страхователей на портале ФСС есть подробная инструкция по загрузке документов и работе со шлюзом приема реестров больничных.
Возможные ошибки при отправке данных
При работе со шлюзом у пользователя могут возникнуть проблемы с отправкой из-за различного рода ошибок. На портале ФСС приведены коды всех возможных ошибок. Обратите внимание, что на портале в специальном окне можно выбрать категорию ошибок: ошибки по форме 4-ФСС или ошибки по реестру листков нетрудоспособности.
Ошибок, связанных с отправкой реестров, более 30.
Почти половина существующих ошибок связаны с сертификатом подписи. Например, ошибка с кодом 13 говорит о том, что сертификат пользователя не содержит записи о регистрационном номере страхователя, а ошибка 17 означает, что в сертификате указан неверный формат кода подразделения ФСС РФ.
Ошибки с кодами 10–51 свидетельствуют о проблемах при подписи загруженных документов, то есть ошибки присутствуют в сертификате.
Ошибки с кодами 503–598 касаются различных проблем, найденных в загруженных файлах.
Ошибка 599 говорит о внутренних неполадках на портале ФСС. В этом случае нужно написать в техподдержку.
Шлюз можно использовать в любое время суток. Шлюз проверки реестров ФСС — удобный и современный способ для взаимодействия с Фондом.
Расчет 4-ФСС — кто, когда и зачем его подает
Согласно п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125) каждый работодатель, заключивший трудовой договор с работником, обязан застраховать его от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Физические лица, выполняющие работы (услуги) по гражданско-правовому договору или договору авторского заказа, тоже должны быть застрахованы от этих случаев, если по условиям договора заказчик обязан перечислять за исполнителя страховые взносы.
Все организации и предприниматели, нанимающие работников по таким договорам, ежемесячно (до 15-го числа) перечисляют за них страховые взносы в размере, зависящем от класса профессионального риска — от 0,2 до 8,5 % (п. 4 ст. 22 Закона № 125). Уплатив взносы, работодатель должен отчитаться по ним.
В связи с этим работодатели ежеквартально подают в ФСС специальный отчет — Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам (форма 4-ФСС, утв. приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381).
Сроки представления расчета 4-ФСС
(п. 1 ст. 24 Закона № 125)
|
Период |
На бумаге |
Электронно |
|
За 2021 год |
20.01.2022 |
25.01.2022 |
|
За 1 квартал 2022 года |
20.04.2022 |
25.04.2022 |
|
За полугодие 2022 года |
20.07.2022 |
25.07.2022 |
|
За 9 месяцев 2022 года |
20.10.2022 |
25.10.2022 |
|
За 2022 год |
20.01.2023 |
25.01.2023 |
Как сдать отчетность в ФСС в электронном виде
В последнее время все больше налогоплательщиков добровольно или вынуждено переходят на предоставление отчетности в электронном виде. В этой статье мы в деталях рассмотрим предоставление отчетности в ФСС через портал фонда.
Напомним, что в соответствии с п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС», плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют расчеты, указанные в части 9 настоящей статьи, в орган контроля за уплатой страховых взносов по установленным форматам в форме электронных документов.
Электронная отчетность в ФСС
Согласно Федеральному закону от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 21 марта 2011 г. № 53), начиная с отчётности за первый квартал 2011 года организации (филиалы) с численностью сотрудников более 50 человек обязаны предоставлять отчётность по форме 4-ФСС в Фонд социального страхования по телекоммуникационным каналам связи в электронном виде.
Страхователи должны отчитаться не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом.
Для сдачи отчетности в ФСС достаточно приобрести сертификат ЭЦП, удовлетворяющий требованиям ФСС и средство криптографической защиты информации (СКЗИ).
Самый удобный способ получить сертификат ключа подписи – это заключить договор с нашим Удостоверяющим Центром.
Согласно приказу ФСС от 12 февраля 2010 г. № 19, представление отчётности в ФСС осуществляется без участия специализированных операторов связи, непосредственно через портал ФСС. Однако для удобства страхователей, клиентов компании «Русь-Телеком» в ПП «Фельдъегерь: Электронная отчетность» добавлен модуль, позволяющий сформировать отчетность, выполнить необходимые процедуры подписи и шифрования отчетности и отправить отчетность на приемный шлюз ФСС.
Официально оформленные граждане имеют право в случае утраты работоспособности получить выплаты из внебюджетных фондов государства. ФСС финансирует трудящихся, получивших право на материальное обеспечение. Перечисленные взносы от всех юридических лиц поступают в эту структуру и аккумулируются там для последующих выплат.
Сдача электронной отчётности на портале ФСС с помощью специального шлюза позволяет эффективнее проводить обработку больших объёмов информации. Трудоёмкая работа по приёму документов специалистами ФСС упрощена, так как выполняемые процедуры автоматизированы.
Данная отчётность позволяет оптимизировать работу бухгалтеров и инспекторов, поэтому такая форма ее сдача утверждена в законодательном порядке.
Основополагающим документом для составления отчётов является Федеральный закон от 27.07.09 №212, именуемый «О страховых взносах».
О вариантах и порядке сдачи отчетности в фонд вы можете узнать из следующего видео:
Представление отчетности из программ «1С:Предприятие 8»
В экономических программах системы «1С:Предприятие 8», содержащих подсистему регламентированной отчетности, реализован механизм, который является, по сути, «посредником» между пользователем программы и шлюзом ФСС РФ. Этот механизм позволяет непосредственно из программы, без использования утилит сторонних разработчиков выполнить все действия по представлению отчета по форме 4 ФСС РФ в электронном виде с ЭЦП.
Возможности такого представления будут реализованы во всех программах «1С:Предприятие», в которых присутствует подсистема подготовки регламентированной отчетности:
- «Бухгалтерия предприятия», редакция 1.6 — начиная с релиза 1.6.26;
- «Бухгалтерия предприятия», редакция 2.0 — начиная с релиза 2.0.14;
- «Бухгалтерия предприятия КОРП» — начиная с релиза 2.0.14;
- «Бухгалтерия автономного учреждения КОРП» — начиная с релиза 2.0.14;
- «Бухгалтерия автономного учреждения» — начиная с релиза 2.0.14;
- «Управление производственным предприятием», редакция 1.2 — начиная с релиза 1.2.31 (выпущен 05.07.2010);
- «Управление производственным предприятием», редакция 1.3 — начиная с релиза 1.3.5;
- «Комплексная автоматизация», редакция 1.0 — начиная с релиза 1.0.9;
- «Комплексная автоматизация, редакция 1.1 — начиная с релиза 1.1.2;
- «Зарплата и управление персоналом» — начиная с релиза 2.5.26;
- «Налогоплательщик» — начиная с релиза 3.0.18 (выпущен 05.07.2010);
- «Бухгалтерия бюджетного учреждения» — начиная с релиза 1.0.17;
- «Зарплата и кадры бюджетного учреждения» — начиная с релиза 1.0.14.
В этом разделе статьи мы расскажем, как воспользоваться данным механизмом.
При передаче отчетности посредством шлюза возможны различные проблемы. В подавляющем числе случаев они вызваны допущенными ошибками. На сайте ФСС можно ознакомиться со всеми ошибками приема отчетности. Каждая из них имеет персональный код.
В число наиболее распространенных ошибок входят:
- системе не удалось расшифровать документ;
- ошибка при проверке цифровой подписи;
- ЭЦП введена неправильно либо отсутствует;
- в документах отсутствует регистрационный номер страхователя;
- неверно указан код подразделения ФСС для конкретного региона;
- документ не зашифрован;
- документ просрочен;
- указанный в отчете ИНН не зарегистрирован в ЕГРЮЛ.
Всего существует более 30 возможных ошибок при передаче данных через шлюз. В отдельных случаях погрешности возможны из-за внутренних неполадок сервиса. В этих случаях рекомендуется обращаться в техническую поддержку.
При наличии таких ошибок отчетный документ не будет принят. Потребуется исправить возможные ошибки за короткий промежуток времени, чтобы подать откорректированный бланк в срок.
Как отправить больничные листы в ФСС
С 2021 года в ряде регионов России, таких, как Калининградская, Липецкая, Брянская и Калужская области, Республика Мордовия, была введена система «Прямые выплаты», которая является пилотной программой ФСС. Так, на сегодняшний день в ней участвуют около 20 субъектов РФ.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Кроме того, участники проекта в системе Контур. Экстерн могут быстро и надежно переправлять различные документы, в частности, заполненные листы нетрудоспособности, и пересылать их в ФСС. Существует несколько правил работы системы, которые нужно учитывать.
Как работать со шлюзом приема отчетности в ФСС
Существует возможность предоставления отчетности разными способами:
- обратившись в отделение Фонда лично;
- поручить обращение в отделение Фонда доверенному лицу;
- отправить отчет по почте с описью вложения;
- сдать отчет в электронном виде.
Последний способ имеет ряд особенностей и преимуществ. Существует несколько вариантов сдачи отчетности ФСС электронно: через представителя; через электронного оператора, например, «Тензор», и др.; с помощью так называемой облачной бухгалтерии; непосредственно на сайте ФСС.
Сдача отчетности через официальный сайт ФСС – способ наиболее простой и выгодный:
- отсутствует необходимость покупки дополнительного дорогостоящего п/о и затрат на его обслуживание, оплаты «облачных» сервисов;
- связь с Фондом осуществляется оперативно;
- отчетные данные не попадают в руки третьих лиц, обмен идет только между Фондом и работодателем;
- сдавать отчеты можно, находясь в офисе, рационально используя рабочее время;
- готовая отчетность хранится в виде файлов непосредственно на портале ФСС, возможность ее утраты практически исключена.
Отчетность формируется в той же бухгалтерской программе, в которой на предприятии ведется учет, например, «1-С Бухгалтерия», и передается в виде зашифрованного файла на сайт госоргана при помощи электронно-цифровой подписи (ЭЦП, ЭП). Отчет можно сформировать и непосредственно на сайте Фонда.
Напомним! Если среднесписочная численность застрахованных за прошлый отчетный период составляет 25 человек и менее, организация может сдавать отчет на бумаге, в прочих случаях – только электронно.
Как в Контур.Экстерн отправить реестр больничных в ФСС / Контур.НДС+
Проект Фонда социального страхования «Прямые выплаты» предполагает изменение механизма расчета и оплаты пособий по обязательному социальному страхованию. Система прямых выплат состоит из следующих шагов:
- Работник получает документы, подтверждающие право на пособие (лист по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, справка о рождении ребенка или о постановке на учет в ранние сроки беременности).
- Работник предоставляет в бухгалтерию организации больничный лист (или документ, подтверждающий право на иное пособие) и заявление с указанием реквизитов для перечисления денежных средств.
- Страхователь составляет при помощи сервиса «Пособия ФСС» электронный реестр документов и отправляет в Фонд.
- ФСС перечисляет денежные средства застрахованному лицу на банковский счет или направляет почтовым переводом.
Далее рассмотрим, как в Контур.Экстерн работать с реестрами сведений (например, листов нетрудоспособности).