Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Закрывающие документы в строительстве. Чек-лист». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.
Что собой представляют закрывающие документы
Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.
Чеки – используются, если товар был оплачен за наличные средства. Поручения – имеют ту же функцию, что и чеки, но в случае, если товар был оплачен через безналичный расчет. Помимо этого, платежное поручение доказывает, что был совершен перевод от одного лица другому по реквизитам, которые в нем указаны.
Есть так называемый бланк строгой отчетности. Его функция – при оказании услуг физическим лицам, он может заменить кассовый чек, однако это работает до 1 июля 2021 года, а для сотрудников общепита и до 1 июля 2021 года (заменяет чек при покупке еды в общепите).
Кассовый чек должен печататься с помощью кассовой техники. Если таковая отсутствует (но есть устройство, которое может печатать), то в некоторых случаях для предпринимателей, работающих с ЕНВД или на основе патента, есть отсрочка.
Товарный чек до 1 июля 2021 года равносилен кассовому для розничной торговли и для общепита до 1 июля 2021 года.
Выбор тех или иных платежных документов зависит от рода деятельности и системы налогов. Форма своя, но должна иметь обязательные реквизиты. Бланк строгой отчетности печатается в типографии, печатать на обычном принтере запрещено.
Если бумаги отсутствуют
Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.
Однако существуют случаи, когда по тем или иным обстоятельствам бумаги могут быть потеряны или по вине одного из подчиненных. Для компании будет неприятной новостью, если в результате проверок контролирующего органа будет выявлено отсутствие документов.
В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.
Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.
Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его увольнение. Однако организация также должна заплатить штраф.
Задача руководителя следить за документацией и учетом всех произведенных операций. В противном случае фирма потеряет доверие у партнеров и испортит отношения с налоговым органом. Вовремя оформленные по нужному образцу бумаги – один из залогов процветания компании.
Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.
Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).
Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.
| № п/п | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Цена, руб. коп. | Сумма, руб. коп. |
| 1 | Заправка картриджа | шт. | 1 | 500,00 | 500,00 |
| ИТОГО | 500,00 |
Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.
Зачем нужны закрывающие документы?
Совершенная сделка может считаться полностью закрытой не только после поступления денежных средств в размере, обозначенном в счете-фактуре. Должна иметься документация, которая свидетельствует о факте сотрудничества. Этот, составленный в письменном виде документ, полностью подтверждает завершение сделки.
Бухгалтерия любой компании должна вести строгий учет, и иметь в наличии закрывающий документ, после совершения любой сделки. Если предприятие произвело:
- отгрузку товара;
- оказание какой-либо услуги;
- получение средств по другим причинам, то у бухгалтера должен иметься документ, свидетельствующий о поступлении финансов на счет компании. При помощи закрывающей бумаги, компания-контрагент также осуществляет закрытие произведенной операции при поступлении средств.
Закрывающий документ необходим для того, чтобы подтвердить факт осуществленной операции, а также отобразить, за что конкретно были получены денежные средства в определенном размере.
В зависимости от того, какой тип сделки производится предприятием, используется конкретный вид договорного соглашения, а также документация, подтверждающая ее осуществление.
Закрывающие документы для юридических лиц
При осуществлении торговых операций с юридическими лицами разных организационно-правовых форм кроме кассового чека, понадобятся закрывающие документы. Это бумаги, которые подтверждают выполнение условий сделки между продавцом и покупателем. Сделки регистрируются в бухгалтерии двух юридических лиц.
При расчётах с юридическими лицами нужно выбивать кассовый чек с дополнительными реквизитами. К ним относятся: наименование организации-клиента, ИНН, страна происхождения товара и номер таможенной декларации, которая подтверждает легальный ввоз товара на территорию РФ.
При наличном расчете с юридическими лицами нужна ККТ, а вот при безналичных расчётах использовать онлайн-кассу необязательно. Если деньги поступили от физического лица, их проводят через ККТ.
Важно понимать, что существуют неденежные формы безналичного расчёта, которые тоже подлежат учёту через ККТ. К ним относятся зачёты аванса, возврат предоплаты или оплата ценными бумагами.
Регистрируйте операции в онлайн-кассе, чтобы в момент налоговой сверки не оказалось, что данные из декларации и статистика из ККТ расходятся. Чтобы избежать таких ситуаций, периодически проверяйте финансы и не забывайте оформлять чеки возврата и коррекции.
При работе с юридическими лицами используются следующие виды закрывающих документов:
- товарные чеки;
- накладные, в том числе и ТОРГ-12;
- акты отгрузки;
- счета.
Для образца можно рассмотреть такую накладную:
НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта 2015 г.
Отправитель: ООО «Чип».
Получатель: ООО «Астра».
Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января 2015 г.
Доверенность № 25 от «28» февраля 2015 г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.
| № п/п | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Цена,
руб. коп. |
|
| 1 | Картридж | шт. | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| ИТОГО | 3000,00 |
Хранение первичных документов
Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.
Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.
Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.
Когда сделка оплачивается, то продавец начисляет налог на добавленную стоимость. СФ будет рассматриваться в качестве подтверждения операции по оплате изделий, это регистрируется в специализированной книге. На основании полученной счет-фактуры будут заполнены соответствующие данные в декларации.
Если во всех бумагах нет ошибок и все сделано корректно, то покупатель получает возможность запросить налоговый вычет по данной статье.
Бывают ситуации, когда НДС не будет начисляться. Например, без этого обходятся предприниматели, которые трудятся по системе УСН. Но довольно часто, не глядя на эти обстоятельства, покупающая сторона просит, чтобы ему выдали СФ, даже если в нем не будет прописан НДС.
Конечно, это не обязательство, которое должен выполнить продавец. Но обычно они идут навстречу и оформляют СФ. Единственная особенность – в документе сразу прописывают, что покупка была без налога на добавленную стоимость. Соответственно, эта строчка в бланке останется пустой.
Важный нюанс – если продающая сторона не является плательщиком НДС, то ей нельзя ставить в этом поле 0%. Это отдельная категория предприятий, к которой неплательщики не относятся. Даже 0% является реальной ставкой, на которую эти фирмы не имеют права. Если необходимо что-то вписать, то лучше указать «Без НДС». Это будет правдой и не сделает документ недействительным в отличие от 0%.
Если же вписать несоответствующие данные, то для получателя бумаги это станет проблемой. Проверяющие органы выписывают штраф или начисляют все стандартные 18-20%.
Что такое первичные документы?
Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.
Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.
Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.
Разбираемся в определениях
Бухгалтерский документ – это способ «записи» деятельности компании, с помощью которого можно «увидеть», чем занимается организация, в каком финансовом положении находится и пр.
Бухгалтерские документы могут быть первичными и вторичными. Если говорить о том, что такое первичный документ, то следует обратиться к его функции – фиксации определенной операции (акт, например, подтверждает оказание услуги). Он становится основанием для внесения соответствующих записей в учете, которые впоследствии могут использоваться для формирования вторичных документов (например, сводных ведомостей).
Разбираясь в вопросе, что такое закрывающие документы для бухгалтерии, нужно помнить об их главном назначении – закрыть сделку. Подписи на данных документах – свидетельство того, что все обязательства выполнены.
Важно
Первичный документ – не равно закрывающий. Договор, например, относится к первой категории, но не является доказательством выполнения обязательств (т.е. не является закрывающим).
Что собой представляют закрывающие документы
Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.
Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.
Правила заполнения и оформления
Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:
- название,
- дату оформления,
- наименование фирмы (всех участников сделки),
- расчетный банковский счет и реквизиты,
- название сделки (количественный состав и денежную стоимость),
- ФИО ответственных лиц с их подписями,
- печать предприятия.
Существуют требования и по заполнению форм:
- заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки,
- заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения),
- обязательно указываются все реквизиты,
- внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне,
- подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.
На фирмах обычно существуют уже готовые образцы подобных бланков и способа их заполнения, для упрощения процесса.
Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:
- название,
- данные об организации,
- вид сделки,
- натуральный и финансовый эквивалент операции,
- дата составления,
- персональные данные ответственных лиц и их подписи.
Товарный чек
Товарная накладная – это полный список товаров, которые передаются покупателю. В ней прописывают:
- данные грузоотправителя и получателя (наименование, юр. адрес, телефон и реквизиты),
- вид деятельности по ОКДП для продавца,
- данные поставщика и плательщика (аналогично с грузополучателем и отправителем),
- номер и дата договора,
- данные перевозчика (если используются его услуги).
Товарная накладная
Платежное поручение – бумага, которая направляется в банк от плательщика с поручением выплатить определенную сумму средств получателю на его счета. В ней содержится:
- сумма,
- наименование предприятия (его ИНН, расчетный счет и КПП),
- ФИО плательщика и его банк,
- банк получателя и его счет,
- назначение платежа,
- дата оформления,
- подписи.
Платежное поручение
21 декабря 2020 Поступление
Поступление внеоборотных основных активов на предприятие ведет к необходимости вести бухгалтерский учет данных объектов.
Любая проводка в бухучете, совершается только на основании документа, в том числе документация нужна и при получении ОС.
Список нужных бумаг меняется в зависимости от источника приобретения актива.
Документальное оформление обосновывает совершаемые записи на бухгалтерских счетах. Суммы, отражаемые в учете, соответствуют данным документов, на основании которых сделаны проводки.
Затраты невозможно будет учесть в расходах для налогообложения, если не будет документального основания — одного из обязательных условий для признания расхода в налоговой базе по налогу на прибыль или УСН доходы минус расходы.
Перечень необходимых документов, подлежащих оформлению, зависит от способа поступления актива в компанию. Доступны следующие способы:
- покупка — приобретение за денежную плату;
- получение в безвозмездный дар;
- получение в качестве вклада в уставный капитал;
- строительство хозспособом (с помощью своих сил);
- строительство подрядным способом (с помощью подрядчиков).
- Какие документы нужно готовить при различных способах приобретения внеоборотных активов, рассмотрено ниже.
Список документов, когда основное средство приобретается за плату:
- договор поставки (если продавец — организация или ИП) или купли-продажи (если продавец — физическое лицо);
- накладная — если приобретаемое за плату основное средство новое (может использоваться ТОРГ-12), оформляется продавцом в двух экземплярах;
- акт приема-передачи — если объект был в употреблении, как правило заполняются типовые формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, оформляется продавцом и покупателем в двух экземплярах, на объект, подлежащий дальнейшему монтажу составляется акт приемки ОС-14, в монтажную компании актив передается по акту ОС-15;
- счет-фактура — документ составляется поставщиком, если в стоимость ОС включен НДС, который покупатель может принять к вычету, достаточно оформления одно экземпляра для покупателя;
- транспортная накладная — если купленное основное средств доставила транспортная компания, заполняется перевозчиком столько экземпляров, сколько заинтересованных сторон — как минимум две;
- путевой лист — если ОС предприятие покупатель транспортировала до места назначения самостоятельно, составляется организацией, купившей объект в одном экземпляре;
- договор подряда, акт выполненных работ — если приходится актив доводить до состояние, готового к эксплуатации. Формирует акт подрядчик, выполнявший монтажно-сборочные и испытательные работы;
- накладные на отпуск материалов, расчетная ведомость, бухгалтерские справки, если оборудование собирается силами покупателя;
- таможенная декларация — если покупается импортное основное средство, оборудование и требуется уплата пошлины и сбора таможне;
- авансовый отчет — необходим в некоторых случаях, если за покупкой ОС отправляется в командировку сотрудник, оформляется бухгалтером и работником в одном экземпляре.
Если основное средство создается, а не покупается, то документальное оформления поступления будет немного иным. Добавятся документы, учитывающие специфику строительства собственными силами или подрядным способом.
Если объект ОС строится хозяйственным способом (собственными силами), то список оформляемых документов будет следующий:
- накладные на перемещение материалов между подразделениями — можно использовать типовые формы М-8, М-11 (для лимитированных МПЗ), оформляются накладные в двух вариантах для обеих сторон (склада и принимающего подразделения);
- расчетные ведомости — позволяют учесть расходы на оплату трудовой деятельности собственных работников, на которых возложено строительство;
- бухгалтерские справки — являются основанием для учета страхового обязательного обеспечения на сотрудников, занятых строительством;
- счет-фактура — для возмещения НДС, начисленного в связи со строительством основного средства для собственного потребления, эта операция является объектом налогообложения, достаточно оформить один вариант документа по итогам квартала.
Если объект основных средств строится подрядным способом, то оформляемые документы будут другими:
- договор подряда — подписывается заказчиком и подрядчиком и определяет условия строительства ОС;
- акт выполненных работ (формы КС-2 и КС-3 для строительства) — приложение к договору, подтверждает выполнение определенного рабочего этапа в создании основного средства;
- накладные на получение МПЗ для строительства;
- сметная документация.
Если основное средств подарено организации, то должны быть оформлены следующие документы:
- договор дарения с условия безвозмездной передачи и принятии к учету ОС;
- акт приема-передачи, если основное средств было в эксплуатации;
- накладная, если ОС — новый;
- документы, подтверждающие оказание услуг оценщика, если такой привлекался для определения средней рыночной стоимости актива, полученного в дар;
- транспортная накладная или путевой лист для подтверждения затрат на доставку;
- бумаги, подтверждающие сборку и монтаж, если таковые производились.
Еще один возможный способ, это оприходования основного средств в результате поступления в виде вклада в УК общества от учредителя. В этом случае документальное оформления для учета включает:
- документы об оценке стоимости ОС оценщиком;
- документация сборно-монтажного и испытательного характера — набор зависит от того, кем эти работы проводятся — подрядчиком или собственными силами;
- если требуется доставка объекта, то нужна транспортная накладная или путевой лист.